INTRODUCCIÓN

¿Qué es Nexor?

Nexor es un ERP inteligente con IA diseñado específicamente para empresas latinoamericanas. Es una plataforma SaaS multi-tenant que centraliza la planeación estratégica, las finanzas, la gestión humana, la contabilidad, las operaciones comerciales, la producción y el análisis de datos de una empresa en un solo lugar — con inteligencia artificial nativa integrada en cada módulo, no como un complemento externo.

Nexor es un producto de Mindaxis. Creado por Francisco Javier Flórez Osorio — CEO & Founder, Mindaxis — Pereira, Colombia.

¿Para quién es Nexor?

• PYMES de 5 a 200 empleados, de cualquier sector: comercio, manufactura, servicios, tecnología, salud, educación, construcción, agroindustria y más.
• Empresas que hoy operan con hojas de cálculo dispersas, varios sistemas desconectados entre sí, o procesos manuales que no escalan.
• Empresas colombianas que necesitan cumplimiento normativo real: PUC, NIIF, DIAN, UGPP, nómina con recargos del Código Sustantivo del Trabajo.
• Empresas de la región que buscan un ERP en español, con soporte en español y pensado para la realidad operativa latinoamericana (no una traducción de un ERP americano o europeo).

¿Qué problemas resuelve?

• Datos desconectados: hoy cada área (ventas, RR.HH., contabilidad, inventario) vive en su propia hoja de cálculo o sistema aislado. Nexor conecta todos los módulos: una factura genera automáticamente su asiento contable, descuenta inventario y actualiza cartera, sin doble digitación.
• Procesos manuales: nómina liquidada a mano, conciliaciones bancarias en Excel, reportes armados cada mes desde cero. Nexor automatiza estos flujos con reglas de negocio ya construidas.
• Falta de visibilidad: la gerencia no tiene un tablero único de la salud del negocio. Nexor entrega dashboards ejecutivos, reportes 360° y análisis con IA en tiempo real.
• Cumplimiento normativo disperso: llevar la contabilidad bajo PUC/NIIF, la nómina con la legislación laboral colombiana, la facturación electrónica ante la DIAN y los aportes ante la UGPP en sistemas separados genera errores y reprocesos. Nexor lo integra todo en una sola base de datos.

Diferenciadores de Nexor

• MINA — IA integrada nativamente: un asistente de inteligencia artificial disponible dentro de la plataforma, que responde preguntas sobre los datos reales de la empresa, no un chatbot genérico.
• PUC Colombia integrado: el Plan Único de Cuentas colombiano viene pre-cargado (~130 cuentas), listo para usar desde el primer día.
• Nómina colombiana completa: todos los recargos del Código Sustantivo del Trabajo (horas extra diurnas/nocturnas, dominicales, festivos), parafiscales, provisiones sociales y Nómina Electrónica UGPP.
• Facturación electrónica DIAN: integración con Factus para emitir facturas electrónicas válidas ante la DIAN, con CUFE y envío automático por correo.
• NIIF: Estados Financieros bajo Normas Internacionales de Información Financiera generados automáticamente desde los comprobantes contables.
• Instalación local (on-premise): para empresas con requisitos de soberanía de datos, Nexor también se puede instalar en la infraestructura propia del cliente vía Docker.
• Analytics PRO con IA: 7 tipos de análisis (Descriptivo, Comparativo, Tendencia, Correlación, Diagnóstico, Predictivo, Prescriptivo) con observaciones automáticas y recomendaciones accionables.

Stack tecnológico

Planes disponibles

Nexor se ofrece en 6 planes que escalan según el tamaño y la complejidad de la empresa:

1. Starter — freelancers y microempresas
2. Business — PYMES pequeñas
3. Professional — PYMES medianas
4. Enterprise — empresas medianas
5. Corporate — empresas grandes
6. Local — instalación on-premise

Ver la tabla completa de módulos por plan en la sección PLANES Y MÓDULOS de este documento.

ARQUITECTURA

Multi-tenant con Row Level Security (RLS)

Nexor es una plataforma multi-tenant: todas las empresas clientes comparten la misma infraestructura, pero sus datos están completamente aislados entre sí. Cada tabla de negocio tiene una columna company_id, y las políticas de Row Level Security (RLS) de Postgres/Supabase garantizan que ninguna consulta pueda leer o escribir datos de una empresa distinta a la del usuario autenticado — la separación ocurre a nivel de base de datos, no solo en el código de la aplicación.

Módulos integrados que se conectan entre sí

Ningún módulo de Nexor vive aislado. Algunos ejemplos de integración real:

• Una factura emitida en Facturación descuenta stock en Inventario, genera una cuenta por cobrar en Cartera y crea su asiento contable en Contabilidad.
• Una orden de producción completada consume materiales de Inventario, genera su costo en Costos y su asiento contable en Contabilidad.
• Un período de nómina procesado en RR.HH. alimenta el Reporte de Nómina, el reporte UGPP y su asiento contable.
• Un empleado vinculado a un usuario de plataforma con rol colaborador accede automáticamente a su propia información en el Portal del Empleado.

Asientos contables automáticos desde todos los módulos

El módulo de Contabilidad no requiere doble digitación: Facturación, POS, Compras, Cartera, Nómina, Producción y Costos generan su propio comprobante contable automáticamente cuando ocurre el evento de negocio correspondiente, ya en estado Contabilizado, con trazabilidad del módulo de origen. Ver el detalle completo en la sección 11. Asientos Automáticos entre Módulos del manual de Contabilidad, más abajo.

IA transversal en todos los módulos

MINA y el motor de Analytics PRO no están limitados a un solo módulo: pueden leer y cruzar datos de Estrategia, Finanzas, RR.HH., Presupuestos, CRM, Proyectos, Contabilidad, Costos, Producción y más, para generar observaciones automáticas, diagnósticos y recomendaciones accionables en lenguaje natural.

MÓDULOS

1. Planeación Estratégica

Planeación Estratégica

El módulo de Planeación Estratégica permite a tu organización definir, hacer seguimiento y medir el cumplimiento de objetivos corporativos usando marcos OKR, BSC y FODA, con jerarquía de objetivos, subtareas, documentos y matrices visuales.

¿Qué hace este módulo?

• Crear y organizar objetivos estratégicos con marco OKR, BSC o FODA
• Definir resultados clave (key results) como subtareas medibles
• Calcular automáticamente el progreso de cada objetivo según sus subtareas
• Establecer jerarquías padre-hijo entre objetivos relacionados
• Adjuntar documentos de soporte a cada objetivo
• Visualizar matrices estratégicas (FODA, PEST, 5 fuerzas)
• Consultar estadísticas globales de cumplimiento
• Generar sugerencias de objetivos por sector económico

Roles con acceso

• admin y manager: pueden crear, editar, cambiar estado y eliminar objetivos. También pueden cargar documentos y acceder a todas las vistas.
• user: acceso de solo lectura. Puede ver objetivos, progreso y documentos, pero no modificar nada.
• superadmin: acceso total (administración de plataforma).

Cómo usar: Crear un objetivo estratégico

1. En el menú lateral, haz clic en Estrategia.
2. Pulsa el botón Nuevo Objetivo (esquina superior derecha).
3. Completa el formulario:
   • Título: nombre claro del objetivo (ej. "Aumentar participación de mercado en un 15%").
   • Marco: elige OKR, BSC o FODA según tu metodología.
   • Tipo FODA (solo si usas FODA): Fortaleza, Oportunidad, Debilidad o Amenaza.
   • Perspectiva BSC (solo si usas BSC): Financiera, Clientes, Procesos internos, Aprendizaje.
   • Responsable: usuario asignado como dueño del objetivo.
   • Fecha inicio y fin: período de vigencia.
   • Meta (%): valor objetivo de cumplimiento (generalmente 100).
   • Objetivo padre: si este objetivo es hijo de otro, selecciónalo aquí.
4. Haz clic en Guardar objetivo.

Cómo usar: Agregar subtareas (Key Results)

1. Abre un objetivo existente haciendo clic en su título.
2. En la sección Subtareas, pulsa + Agregar subtarea.
3. Escribe la descripción de la subtarea y su peso relativo (%).
4. Marca una subtarea como completada haciendo clic en el ícono de verificación.
5. El progreso del objetivo padre se actualiza automáticamente con base en el promedio ponderado de sus subtareas.

Cómo usar: Progreso automático

El progreso de cada objetivo se calcula así:

• Si el objetivo tiene subtareas con peso, el progreso es el promedio ponderado del porcentaje completado de cada una.
• Si no tiene subtareas, puedes actualizar manualmente el progreso arrastrando el control deslizante en la vista detalle.
• El dashboard estratégico muestra el cumplimiento global y por área.

Cómo usar: Usar plantillas por sector

1. En el menú lateral ve a Estrategia → Sugerencias.
2. Selecciona el sector económico de tu empresa (manufacturero, servicios, retail, etc.).
3. El sistema mostrará objetivos sugeridos con sus key results. Puedes importar cualquiera con un clic para usarlo como punto de partida.

Cómo usar: Matrices estratégicas

1. Ve a Estrategia → Matrices en el menú.
2. Selecciona la matriz que quieras visualizar: FODA, 5 fuerzas de Porter, PEST o Cadena de valor.
3. Los objetivos clasificados como FODA se agrupan automáticamente en el cuadrante correspondiente.
4. Puedes exportar la vista como imagen desde el botón de descarga.

Cómo usar: Documentos adjuntos

1. Abre un objetivo y ve a la pestaña Documentos.
2. Haz clic en Subir documento y selecciona el archivo (PDF, DOCX, XLSX o imagen).
3. El documento queda vinculado al objetivo y visible para todos los miembros con acceso.
4. Para eliminar un documento, haz clic en el ícono de papelera junto al archivo.

Cómo usar: Jerarquía padre-hijo

• Un objetivo puede tener uno o varios objetivos hijos.
• El progreso del padre puede calcularse automáticamente a partir del promedio de sus hijos.
• Para establecer la relación, selecciona el Objetivo padre al crear o editar un objetivo hijo.
• En el listado, los objetivos muestran una indentación visual según su nivel jerárquico.

Cómo usar: Dashboard y estadísticas

1. Ve a Estrategia → Resumen para ver el dashboard ejecutivo.
2. Encontrarás tarjetas con: total de objetivos activos, % de cumplimiento global, objetivos en riesgo y objetivos completados.
3. Puedes filtrar por marco (OKR/BSC/FODA), responsable o fecha.

Cómo usar: Cambiar estado de un objetivo

Los estados disponibles son: Activo, En riesgo, Completado y Archivado.

1. Abre el objetivo.
2. Haz clic en el indicador de estado (badge de color) en la parte superior.
3. Selecciona el nuevo estado en el menú desplegable.
4. Los objetivos archivados no aparecen en el listado principal pero sí en los reportes históricos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo mezclar marcos (OKR y BSC) en la misma empresa? Sí. Cada objetivo tiene su propio marco. Puedes usar OKR para algunos departamentos y BSC para otros dentro de la misma organización.

¿El progreso se calcula solo? Solo si has definido subtareas con peso. Si no hay subtareas, el progreso es manual.

¿Puedo tener más de un nivel de jerarquía? Sí. Puedes tener objetivo → sub-objetivo → sub-sub-objetivo. No hay límite de niveles.

¿Los documentos se almacenan en la nube? Sí. Se guardan en el almacenamiento seguro de la plataforma y se pueden descargar en cualquier momento.

¿Qué pasa si elimino un objetivo padre? Los objetivos hijos quedan sin padre (pasan a nivel raíz). No se eliminan automáticamente.

Consejos y buenas prácticas

• Define entre 3 y 5 objetivos por área para mantener el enfoque.
• Usa key results medibles con números concretos (ej. "Reducir tiempo de entrega de 10 a 7 días").
• Revisa el progreso cada dos semanas en reuniones de seguimiento.
• Asigna un responsable claro a cada objetivo; los objetivos sin dueño tienden a quedar abandonados.
• Usa las plantillas de sugerencias como punto de partida, no como receta fija.

2. Análisis Financiero

Análisis Financiero

El módulo de Análisis Financiero permite cargar estados de cuenta contables desde archivos Excel o CSV, clasificar las cuentas según el Plan Único de Cuentas (PUC), y obtener automáticamente indicadores financieros, balance general, estado de resultados, comparativos entre períodos y proyecciones con escenarios.

¿Qué hace este módulo?

• Importar archivos Excel (.xlsx) o CSV con datos contables
• Mapear columnas del archivo al formato PUC de Nexor
• Clasificar cuentas manual o automáticamente por categoría financiera
• Calcular indicadores de liquidez, endeudamiento y rentabilidad con semáforos
• Visualizar balance general y estado de resultados
• Comparar dos o más períodos lado a lado
• Proyectar resultados futuros con escenarios optimista, base y pesimista
• Exportar análisis a PDF
• Soportar múltiples monedas (COP, USD, EUR, MXN, PEN, CLP, ARS, BRL)

Roles con acceso

• admin y manager: acceso completo — crear períodos, cargar archivos, clasificar cuentas, ver análisis, exportar.
• user: acceso de solo lectura — puede ver períodos y sus análisis, pero no cargar archivos ni modificar clasificaciones.

Cómo usar: Crear un período financiero

1. En el menú lateral, haz clic en Finanzas.
2. Pulsa Nuevo Período (esquina superior derecha).
3. Completa el formulario:
   • Nombre del período: ej. "Diciembre 2024" o "Q4 2024".
   • Fecha de corte: fecha a la que corresponden los datos.
   • Tipo: mensual o anual.
   • Moneda: selecciona la moneda de los valores.
4. Haz clic en Crear período para continuar.

Cómo usar: Cargar archivo Excel o CSV

1. Abre el período recién creado o uno existente.
2. Ve a la pestaña Carga de datos.
3. Haz clic en Seleccionar archivo y elige tu .xlsx o .csv.
4. El sistema leerá las primeras filas y mostrará una vista previa de las columnas detectadas.
5. Mapea las columnas: indica cuál columna corresponde al código de cuenta, cuál al nombre y cuál al valor.
6. Haz clic en Importar. Las cuentas aparecerán en la lista de clasificación.

Formatos soportados:

• Excel (.xlsx, .xls) — primera hoja
• CSV con delimitador coma o punto y coma
• Los valores pueden tener puntos o comas como separador de miles

Cómo usar: Clasificar cuentas (PUC)

Después de importar, cada cuenta debe asignarse a una categoría financiera:

Clasificación automática: el sistema intenta clasificar cuentas basándose en el código PUC (primer dígito: 1=activo, 2=pasivo, 3=patrimonio, 4=ingresos, 5=gastos, etc.). Las cuentas no reconocidas quedan como "Sin clasificar".

Clasificación manual: haz clic en la categoría en el menú desplegable junto a cada cuenta. Puedes clasificar varias a la vez usando los filtros y la selección múltiple.

Cómo usar: Ver indicadores con semáforos

1. Abre un período con cuentas clasificadas.
2. Ve a la pestaña Análisis o Indicadores.
3. Los indicadores se muestran con colores:
   • Verde (Favorable): valor dentro del rango saludable
   • Amarillo (Precaución): valor en zona de alerta
   • Rojo (Crítico): valor fuera del rango saludable

Indicadores calculados:

• Liquidez corriente = Activo corriente / Pasivo corriente (saludable: ≥ 1.5)
• Razón de endeudamiento = Total pasivo / Total activo (saludable: ≤ 50%)
• Margen bruto = (Ingresos − Costo de ventas) / Ingresos (saludable: ≥ 30%)
• Margen neto = Utilidad neta / Ingresos
• ROE = Utilidad neta / Patrimonio
• ROA = Utilidad neta / Total activo

Cómo usar: Balance general y estado de resultados

1. Dentro del período, ve a la pestaña Balance o Estado de resultados.
2. El balance muestra: activos (corrientes y no corrientes), pasivos y patrimonio con sus totales.
3. El estado de resultados muestra: ingresos, costos, gastos, resultado operacional y utilidad neta.
4. Todos los valores se muestran en la moneda del período seleccionado.

Cómo usar: Comparativo entre períodos

1. En la pantalla principal de Finanzas, haz clic en Comparativo (requiere al menos 2 períodos).
2. Selecciona los períodos que quieres comparar (puedes elegir hasta 4).
3. El sistema muestra una tabla con los valores de cada categoría financiera lado a lado.
4. Las variaciones porcentuales entre períodos se destacan con flechas de tendencia (↑ verde, ↓ rojo).

Cómo usar: Proyecciones con escenarios

1. Abre un período y ve a la pestaña Proyecciones.
2. El sistema toma el período actual como base.
3. Define los factores de crecimiento para cada escenario:
   • Pesimista: contracción esperada en ingresos y costos
   • Base: crecimiento esperado realista
   • Optimista: mejor caso esperado
4. Los proyectores calculan automáticamente los estados financieros futuros para cada escenario.
5. Ajusta los deslizadores de variables individuales para afinar las proyecciones.

Cómo usar: Exportar a PDF

1. Abre el análisis de un período.
2. Haz clic en el botón Exportar PDF (ícono de descarga).
3. El PDF incluye: indicadores, balance, estado de resultados y gráfico de tendencias.
4. El archivo se descarga automáticamente en tu carpeta de descargas.

Cómo usar: Exportar a Excel

1. Abre el análisis de un período con cuentas clasificadas.
2. Haz clic en el botón Exportar Excel (junto al botón de PDF).
3. Se descarga un archivo .xlsx con dos hojas:
   • Balance General: activos corrientes, activos no corrientes, pasivos y patrimonio con sus totales.
   • Estado de Resultados: ingresos, costos, gastos operativos, gastos financieros, impuestos y utilidad neta.
4. El archivo incluye el nombre de la empresa, período y fecha de exportación en el encabezado.

Uso recomendado: comparte el Excel con tu contador para la preparación de declaraciones o presentación a socios. Los valores reflejan la clasificación PUC aplicada en Nexor.

Monedas soportadas

Todos los valores se muestran con el formato numérico correspondiente al locale de cada moneda.

Preguntas frecuentes

¿Puedo subir varias hojas de un mismo Excel? Actualmente solo se importa la primera hoja del archivo. Consolida tus datos en una sola hoja antes de cargarlos.

¿Qué pasa si una cuenta ya existía en un período anterior? Cada período es independiente. Debes cargar el archivo nuevamente para cada período.

¿Puedo corregir la clasificación después de importar? Sí. En cualquier momento puedes cambiar la categoría de una cuenta haciendo clic en su clasificación.

¿El sistema maneja cuentas con valor negativo? Sí. Los valores negativos se interpretan correctamente en el cálculo de cada indicador.

¿Puedo tener períodos en diferentes monedas? Sí. Cada período tiene su propia moneda. El comparativo muestra los valores en su moneda original (no convierte monedas).

Consejos y buenas prácticas

• Clasifica al menos el 90% de tus cuentas antes de interpretar los indicadores; cuentas sin clasificar distorsionan los cálculos.
• Crea períodos mensuales para tener mayor granularidad en el comparativo.
• Usa el comparativo trimestral para presentar resultados a la gerencia.
• Guarda el PDF de cierre de cada período como respaldo histórico.
• Si el archivo Excel tiene filas de encabezados o totales, elimínalas antes de importar para evitar errores.

3. Gestión Humana y Nómina

Gestión Humana

El módulo de Gestión Humana (RR.HH.) centraliza toda la información del personal: empleados, novedades, nómina, evaluaciones de desempeño, exámenes médicos, selección de candidatos, organigrama y más. Es el núcleo de la administración del talento en Nexor.

¿Qué hace este módulo?

• Crear y gestionar la hoja de vida digital de cada empleado
• Registrar novedades de personal (vacaciones, incapacidades, licencias, permisos)
• Liquidar nómina con soporte completo para recargos colombianos
• Gestionar evaluaciones de desempeño con criterios personalizables
• Registrar y controlar exámenes médicos con alertas de vencimiento
• Administrar el proceso de selección (pipeline kanban ATS)
• Visualizar el organigrama de la empresa
• Registrar información sindical y historial disciplinario

Roles con acceso

• admin y manager: acceso completo a todas las funciones de RR.HH.
• user: puede ver su propio perfil y novedades, pero no puede ver información de otros empleados ni liquidar nómina.

Cómo usar: Crear un empleado

1. Ve a RR.HH. en el menú lateral.
2. Haz clic en Nuevo empleado.
3. Completa los campos obligatorios:
   • Nombre completo, documento de identidad, tipo de documento
   • Cargo y departamento
   • Fecha de ingreso
   • Tipo de contrato (indefinido, fijo, prestación de servicios, aprendizaje)
   • Salario base
4. Completa los campos opcionales: dirección, teléfono, correo personal, fecha de nacimiento, ciudad, etc.
5. Haz clic en Guardar empleado.

Cargar foto del empleado:

1. Abre la ficha del empleado.
2. Haz clic en el ícono de cámara sobre el avatar.
3. Selecciona una imagen (JPG, PNG, máx. 5 MB).
4. La foto queda visible en el listado y en el organigrama.

Vincular a usuario de la plataforma:

1. En la ficha del empleado, busca el campo Usuario de plataforma.
2. Selecciona el correo del usuario registrado en Nexor.
3. Esto permite que el usuario vea su propia información de nómina y novedades.

Cómo usar: Editar información del empleado

1. Haz clic en el nombre del empleado en el listado.
2. En la ficha detalle, encontrarás las pestañas: Información, Novedades, Nómina, Evaluaciones, Exámenes, Disciplinario, Sindical.
3. Haz clic en Editar para modificar los datos de la pestaña activa.
4. Guarda los cambios con Actualizar empleado.

Cómo usar: Novedades de personal

Las novedades registran ausencias, permisos y eventos especiales que afectan la nómina o los derechos del empleado.

Tipos de novedad disponibles:

• Vacaciones: días de descanso remunerado
• Incapacidad: ausencia por enfermedad general o accidente de trabajo
• Licencia de maternidad/paternidad: con soporte automático de días legales
• Licencia no remunerada: ausencia sin goce de sueldo
• Permiso: ausentismo puntual (médico, personal, etc.)
• Calamidad doméstica: emergencia familiar
• Suspensión disciplinaria: ausencia por medida disciplinaria

Crear una novedad:

1. Ve a RR.HH. → Novedades o desde la ficha del empleado → pestaña Novedades.
2. Haz clic en Nueva novedad.
3. Selecciona el empleado, tipo de novedad, fechas de inicio y fin, y observaciones.
4. Guarda la novedad.

Aprobar o rechazar una novedad:

1. Un manager o admin abre la novedad pendiente.
2. Haz clic en Aprobar o Rechazar con una observación opcional.
3. Las novedades aprobadas afectan el cálculo de la nómina del período correspondiente.

Cómo usar: Organigrama

1. Ve a RR.HH. → Organigrama en el menú.
2. El árbol se construye automáticamente basado en el campo Jefe directo de cada empleado.
3. Para establecer jerarquías, edita la ficha del empleado y selecciona su jefe directo.
4. El organigrama muestra foto (si tiene), nombre y cargo de cada persona.
5. Puedes ampliar o reducir el zoom con los controles de la vista.

Cómo usar: Evaluaciones de desempeño

Crear una evaluación:

1. Ve a RR.HH. → Evaluaciones → Nueva evaluación.
2. Selecciona el empleado a evaluar.
3. Define el período de evaluación (trimestral, semestral, anual).
4. Agrega criterios de evaluación con su peso (%) respectivo:
   • Ej. "Calidad del trabajo" (30%), "Cumplimiento de metas" (40%), "Trabajo en equipo" (30%)
5. Para cada criterio, asigna una puntuación de 1 a 5.
6. El sistema calcula automáticamente la calificación final ponderada.
7. Agrega observaciones y recomendaciones.
8. Guarda la evaluación en estado Borrador o Finalizada.

Ver historial de evaluaciones:

• En la ficha del empleado, pestaña Evaluaciones, verás todas sus evaluaciones anteriores con la puntuación final y la fecha.

Cómo usar: Exámenes médicos

Registrar un examen:

1. Ve a RR.HH. → Exámenes → Nuevo examen o desde la ficha del empleado → pestaña Exámenes.
2. Selecciona el empleado y el tipo de examen:
   • Pre-ocupacional, periódico, post-incapacidad, post-vacacional, retiro
3. Ingresa la fecha de realización y la fecha de vencimiento del examen.
4. Adjunta el resultado en PDF si lo tienes.
5. Guarda el registro.

Alertas de vencimiento:

• Los exámenes próximos a vencer (en los próximos 30 días) aparecen destacados en rojo en el listado.
• Los vencidos se muestran con una etiqueta "VENCIDO".
• El listado puede filtrarse por estado: vigente, próximo a vencer, vencido.

Cómo usar: Nómina

Crear un período de nómina

1. Ve a RR.HH. → Nómina → Nueva nómina.
2. Define el período (ej. "Quincena del 1 al 15 de enero 2025").
3. Selecciona los empleados a incluir o elige "Todos los activos".
4. El sistema pre-carga el salario base de cada empleado.

Agregar ítems de nómina

En cada empleado dentro del período de nómina, puedes agregar ítems:

• Devengados: valores que suman al salario (horas extras, bonificaciones, comisiones, auxilio de transporte, etc.)
• Deducciones: valores que restan (salud, pensión, retención en la fuente, préstamos, etc.)

Para agregar un ítem:

1. Haz clic en + Agregar ítem en la fila del empleado.
2. Selecciona el tipo (devengado o deducción), descripción y valor.
3. El neto a pagar se calcula automáticamente.

Recargos colombianos

Nexor calcula automáticamente los recargos establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo colombiano:

• Hora extra diurna: recargo del 25% sobre el valor hora ordinaria
• Hora extra nocturna: recargo del 75%
• Hora nocturna ordinaria: recargo del 35% (entre 9 PM y 6 AM)
• Hora extra diurna dominical o festivo: recargo del 100%
• Hora extra nocturna dominical o festivo: recargo del 150%
• Trabajo diurno dominical o festivo: recargo del 75%
• Trabajo nocturno dominical o festivo: recargo del 110%

Para aplicar horas extras:

1. En el ítem de nómina, selecciona el tipo de hora extra.
2. Ingresa la cantidad de horas.
3. El sistema calcula el valor automáticamente basado en el salario hora del empleado.

Exportar nómina

1. En el período de nómina, haz clic en Exportar.
2. Elige el formato: PDF (comprobante individual) o resumen general.
3. El PDF incluye: nombre del empleado, período, devengados, deducciones y neto a pagar.
4. La impresión usa formato apaisado para mejor legibilidad de la tabla.

Cómo usar: Selección y reclutamiento (ATS)

Crear una vacante

1. Ve a RR.HH. → Selección → Nueva vacante.
2. Completa: cargo, departamento, salario ofrecido, descripción del perfil y fecha de cierre.
3. Define las etapas del pipeline (por defecto: Recibido, Revisión, Entrevista, Prueba, Oferta, Contratado).

Gestionar candidatos (Pipeline Kanban)

1. Abre una vacante existente.
2. Verás el tablero kanban con los candidatos en cada etapa.
3. Para agregar un candidato, haz clic en + Candidato en la primera columna.
4. Para mover un candidato de etapa, arrástralo a la siguiente columna o usa el menú de acciones.

Evaluación de candidatos

1. Abre la ficha de un candidato.
2. En la pestaña Evaluación, registra la puntuación por competencias (técnica, actitudinal, experiencia, etc.).
3. Agrega notas de la entrevista o prueba técnica.

Convertir candidato a empleado

1. Cuando un candidato pase a la etapa "Contratado", aparecerá el botón Convertir a empleado.
2. Al hacer clic, se abre el formulario de nuevo empleado con los datos del candidato pre-llenados.
3. Completa la información faltante (salario definitivo, fecha de ingreso, etc.) y guarda.

Cómo usar: Información sindical

1. En la ficha del empleado, ve a la pestaña Sindical.
2. Puedes registrar: si el empleado pertenece a un sindicato, nombre del sindicato, cargo sindical (si es representante), fecha de afiliación.
3. Esta información es confidencial y solo visible para admin y manager.

Cómo usar: Historial disciplinario

1. En la ficha del empleado, ve a la pestaña Disciplinario.
2. Haz clic en + Agregar registro para crear un nuevo evento:
   • Tipo: llamado de atención verbal, llamado de atención escrito, suspensión, terminación con justa causa
   • Fecha, descripción de los hechos, medida tomada
   • Adjuntar documento soporte (acta, comunicado, etc.)
3. El historial queda registrado cronológicamente y sirve como evidencia en procesos disciplinarios.

Preguntas frecuentes

¿Puedo vincular un empleado a más de un usuario de plataforma? No. Cada empleado puede estar vinculado a un único usuario de la plataforma.

¿La nómina se integra directamente con el banco? No directamente. La nómina calcula los valores; el pago se realiza por canales bancarios externos. Puedes exportar el resumen para hacer transferencias manuales.

¿Cómo se calcula el auxilio de transporte? Es un ítem de nómina que puedes agregar manualmente. El sistema no lo aplica de forma automática ya que depende de si el salario del empleado es elegible según la norma vigente.

¿Los exámenes médicos vencidos generan algún bloqueo? No bloquean la operación, pero el sistema muestra una alerta visual para que RR.HH. tome acción.

¿Puedo eliminar un empleado? Los empleados se pueden marcar como inactivos (en lugar de eliminarse) para conservar el historial. Solo un admin puede reactivarlos.

Cómo usar: Parafiscales y Provisiones

Parafiscales (Aportes patronales)

Los parafiscales son obligaciones del empleador calculadas sobre el salario base mensual de cada empleado. Nexor los muestra como referencia en el reporte de nómina.

Exención SENA e ICBF: empleadores con menos de 10 trabajadores o cuya nómina total sea inferior a 10 SMLMV están exentos de SENA e ICBF según la Ley 1607 de 2012.

Provisiones sociales

Las provisiones son los valores que la empresa debe acumular mensualmente para cumplir con las prestaciones sociales al momento de liquidarlas:

Auxilio de transporte: se incluye en la base de liquidación de prima de servicios y cesantías (no para vacaciones). El valor actual lo establece el gobierno cada año.

Ver el reporte de nómina con parafiscales y provisiones

1. Ve a Reportes → Nómina.
2. Selecciona el período a analizar.
3. El reporte muestra por período: total devengado, costo parafiscales (9%), provisiones (22,83%) y costo total al empleador.
4. Haz clic en Exportar Excel para descargar la tabla detallada.

Cómo usar: Nómina Electrónica UGPP

Genera el reporte mensual de aportes a la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA/UGPP) a partir de los períodos de nómina ya procesados.

1. Ve a RR.HH. → Nómina Electrónica.
2. Haz clic en Generar reporte UGPP y selecciona el mes y año del período.
3. Nexor toma los períodos de nómina en estado procesada o pagada que se solapan con ese mes y calcula, sobre el total de salarios base:

4. Descarga el XML (formato UGPP) o el Excel con el resumen para radicación manual.
5. El estado del reporte avanza manualmente entre borrador → enviado → aceptado/rechazado a medida que gestionas la radicación.

Nota: la integración directa con UGPP (envío automático) está disponible próximamente. Por ahora, el XML y Excel generados se usan para radicar manualmente en el portal de la UGPP.

Cómo usar: Portal del Empleado

El Portal del Empleado (/empleado) es un espacio de autoservicio separado del panel de RR.HH., pensado para que cada colaborador consulte su propia información sin necesitar acceso al dashboard administrativo.

Dar acceso a un empleado

1. Ve a la ficha del empleado en RR.HH. y vincúlalo a su usuario de plataforma (ver "Vincular a usuario de la plataforma" más arriba).
2. En Usuarios, asigna a ese usuario el rol colaborador.
3. Al iniciar sesión, un usuario con rol colaborador es redirigido automáticamente a /empleado en lugar del dashboard normal.

Qué puede ver el empleado en su portal

• Inicio: resumen con su cargo, departamento, días de vacaciones disponibles y estado del contrato, con accesos directos a las demás secciones.
• Mi Perfil: datos personales y laborales en modo solo lectura (para actualizarlos debe contactar a RR.HH.).
• Nómina: historial de períodos de nómina pagados, con el desprendible de pago detallado (devengados, deducciones y neto a pagar) y opción de imprimir/descargar en PDF.
• Vacaciones: saldo de días acumulados, usados y disponibles, y formulario para solicitar nuevas vacaciones (queda en estado pendiente hasta que un manager o admin la apruebe desde Novedades).
• Documentos: contratos, certificados y otros documentos que RR.HH. le haya asignado, con descarga directa.
• Evaluaciones: historial de sus evaluaciones de desempeño con la calificación final y el detalle por criterio.

Un colaborador solo ve su propia información — nunca la de otros empleados.

Consejos y buenas prácticas

• Vincula cada empleado a su usuario de plataforma para que pueda consultar su comprobante de nómina.
• Registra las novedades antes de liquidar la nómina del período para que se descuenten correctamente.
• Mantén los exámenes médicos al día; vencimientos pueden generar responsabilidades legales.
• Usa las etapas del ATS para estandarizar el proceso de selección y tener métricas de tiempo por etapa.
• Documenta siempre las medidas disciplinarias con el acta firmada para respaldar decisiones futuras.
• Usa el reporte de Nómina para presentar a la gerencia el costo real del personal (salario + parafiscales + provisiones).

4. Presupuestos

Presupuestos

El módulo de Presupuestos permite planear, aprobar y hacer seguimiento a la ejecución presupuestal de la empresa por departamento y categoría, con resúmenes de cumplimiento en tiempo real.

¿Qué hace este módulo?

• Crear presupuestos con período, tipo (anual, semestral, trimestral) y monto total
• Organizar líneas de presupuesto por departamento y categoría
• Usar categorías predefinidas por sector o crear categorías personalizadas
• Ver la ejecución presupuestal por departamento con indicadores de color
• Comparar montos planeados vs. ejecutados en tiempo real
• Avanzar el presupuesto por estados: borrador → aprobado → en ejecución → cerrado
• Obtener un resumen general de ingresos vs. gastos planeados y ejecutados

Roles con acceso

• admin y manager: pueden crear, editar y eliminar presupuestos y líneas. También pueden aprobar y cambiar el estado del presupuesto.
• user: acceso de solo lectura. Puede ver presupuestos, líneas y ejecución, pero no modificar valores.

Cómo usar: Crear un presupuesto

1. Ve a Presupuestos en el menú lateral.
2. Haz clic en Nuevo Presupuesto.
3. Completa el formulario:
   • Nombre: ej. "Presupuesto 2025" o "Presupuesto Q1 Comercial".
   • Año fiscal: año al que corresponde.
   • Tipo de período: anual, semestral o trimestral.
   • Fecha inicio y fin: rango de vigencia.
   • Notas: observaciones generales (opcional).
4. Haz clic en Crear presupuesto.

El presupuesto se crea en estado Borrador. En este estado puedes agregar y editar líneas libremente.

Cómo usar: Agregar líneas de presupuesto

Las líneas de presupuesto representan cada partida del gasto o ingreso esperado.

Flujo por departamento (recomendado)

1. Abre el presupuesto y ve a la pestaña Líneas.
2. En el selector "Trabajando en departamento", elige el departamento sobre el que quieres trabajar (ej. "Ventas", "Operaciones", "Administración").
3. Verás un resumen del departamento: monto planeado, ejecutado y % de ejecución.
4. Haz clic en "+ Agregar línea a [Departamento]" para abrir el formulario.
5. Completa:
   • Categoría: elige de la lista (gasto de personal, gasto operativo, ingreso, inversión, etc.)
   • Subcategoría: descripción más específica (opcional)
   • Descripción: detalle de la partida (ej. "Salarios equipo de ventas")
   • Monto planeado: valor esperado para este ítem
   • Mes (opcional): si quieres asignar la partida a un mes específico
6. El departamento se pre-rellena automáticamente desde el selector.
7. Haz clic en Guardar línea.

Vista general (todos los departamentos)

• Selecciona "Vista general (todos)" en el selector de departamento para ver todas las líneas a la vez, agrupadas por departamento.
• Esto es útil para una revisión completa del presupuesto antes de aprobarlo.

Cómo usar: Actualizar ejecución

A medida que avanza el período, registra los montos ejecutados reales:

1. En la pestaña Líneas, ubica la partida correspondiente.
2. En el campo Ejecutado de la línea, ingresa el valor real gastado o recibido.
3. El campo guarda automáticamente al salir (sin necesidad de un botón de guardar).
4. El % de ejecución se recalcula en tiempo real.

Los colores de ejecución indican:

• Verde: ejecución dentro del rango esperado (≤ 100%)
• Amarillo: ejecución ligeramente por encima (100%–120%)
• Rojo: sobreejecutado o subejecución crítica

Cómo usar: Vista por departamento

1. Ve a la pestaña Por departamento en el presupuesto.
2. Verás una tarjeta por cada departamento con:
   • Monto total planeado
   • Monto total ejecutado
   • Barra de progreso de ejecución con color semáforo
3. Haz clic en cualquier tarjeta para ir directamente a la pestaña de Líneas filtrada por ese departamento.

Cómo usar: Resumen de ejecución

1. Ve a la pestaña Resumen del presupuesto.
2. Encontrarás dos tablas comparativas:

Ingresos vs. Gastos (Planeado):

• Total de ingresos planeados
• Total de gastos planeados
• Resultado neto planeado (ingresos − gastos)

Ingresos vs. Gastos (Ejecutado):

• Total de ingresos ejecutados
• Total de gastos ejecutados
• Resultado neto ejecutado

Los valores en rojo indican resultado negativo (déficit); en verde, superávit.

Cómo usar: Categorías de presupuesto

Las categorías determinan cómo se clasifica cada línea en el resumen:

Si necesitas categorías adicionales para tu empresa, un admin puede crearlas desde la configuración del módulo.

Cómo usar: Estados del presupuesto

Los presupuestos siguen un flujo de aprobación:

1. Borrador → Estado inicial. Puedes editar todo libremente.
2. Aprobado → El presupuesto ha sido revisado y aprobado. Las líneas ya no se pueden agregar ni eliminar (solo actualizar la ejecución).
3. En Ejecución → El presupuesto está vigente y se está ejecutando.
4. Cerrado → Período terminado. Solo lectura. No se pueden modificar valores.

Cambiar de estado:

1. En la parte superior del presupuesto, haz clic en el botón de avance de estado.
2. Confirma el cambio. No se puede retroceder a un estado anterior.

Solo admin y manager pueden cambiar el estado del presupuesto.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener varios presupuestos activos al mismo tiempo? Sí. Puedes tener presupuestos por área, proyecto o período simultáneamente.

¿Qué pasa si agrego una línea sin departamento? La línea queda en el grupo "Sin departamento". Siempre es recomendable asignar departamento para organizar mejor el análisis.

¿Puedo eliminar una línea después de que el presupuesto fue aprobado? No. Una vez aprobado, solo puedes actualizar los valores de ejecución.

¿El sistema avisa cuando se supera el presupuesto? Sí. La barra de ejecución cambia a rojo cuando el ejecutado supera el planeado, tanto a nivel de línea como de departamento.

¿Puedo exportar el presupuesto? La exportación a PDF está planificada para próximas versiones. Actualmente puedes imprimir la vista desde el navegador (Ctrl+P).

Consejos y buenas prácticas

• Define el presupuesto en estado Borrador con tiempo antes del inicio del período para poder revisarlo con calma.
• Involucra a los responsables de cada departamento en la creación de sus propias líneas.
• Usa el selector de departamento para trabajar enfocadamente en un área a la vez.
• Revisa el resumen de ejecución mensualmente para detectar desviaciones a tiempo.
• No cierres el presupuesto hasta haber registrado todos los valores ejecutados del último mes.

5. CRM

CRM — Pipeline Comercial

El módulo CRM de Nexor gestiona el proceso comercial de tu empresa: desde la captura de prospectos hasta el cierre de negocios. Incluye un pipeline de oportunidades (deals), gestión de contactos y métricas de conversión.

¿Qué hace este módulo?

• Registrar y gestionar contactos (empresas y personas)
• Crear oportunidades de negocio (deals) con valor, etapa y probabilidad
• Visualizar el pipeline comercial por etapa con valores ponderados
• Mover oportunidades entre etapas del proceso de ventas
• Registrar actividades y notas por oportunidad
• Ver métricas de conversión, valor total del pipeline y negocios cerrados
• Generar alertas automáticas para oportunidades inactivas

Roles con acceso

• admin y manager: acceso completo. Pueden crear, editar y eliminar contactos y oportunidades. Ven el pipeline de todos los usuarios.
• user: puede crear y gestionar sus propias oportunidades y contactos. Solo ve sus propios registros.

Cómo usar: Contactos

Crear un contacto

1. Ve a CRM en el menú lateral.
2. Haz clic en Contactos o en el botón Nuevo contacto.
3. Completa el formulario:
   • Nombre: persona o empresa de contacto.
   • Empresa: razón social o nombre del negocio.
   • Correo y teléfono: datos de comunicación.
   • Cargo: posición del contacto en su empresa.
   • Etiquetas: categorías para filtrar (ej. "prospecto", "cliente", "aliado").
4. Haz clic en Guardar contacto.

Ver y editar un contacto

1. En el listado de contactos, haz clic en el nombre del contacto.
2. Verás su ficha con: información, historial de oportunidades asociadas y notas.
3. Haz clic en Editar para modificar datos.

Cómo usar: Oportunidades (Pipeline)

Crear una oportunidad

1. Ve a CRM → Pipeline o haz clic en Nueva Oportunidad.
2. Completa el formulario:
   • Nombre de la oportunidad: descripción breve del negocio (ej. "Licencias Nexor — ABC Ltda.").
   • Contacto: selecciona el contacto o empresa relacionada.
   • Valor estimado: monto esperado del negocio.
   • Etapa: posición en el proceso de ventas (ver etapas abajo).
   • Probabilidad de cierre (%): estimación de la probabilidad de ganar.
   • Fecha estimada de cierre: cuándo esperas cerrar el negocio.
   • Responsable: usuario de Nexor que gestiona esta oportunidad.
3. Haz clic en Crear oportunidad.

Etapas del pipeline

Las etapas representan el avance en el proceso de ventas:

Mover una oportunidad de etapa

1. Abre la oportunidad.
2. En el campo Etapa, selecciona la nueva etapa.
3. Si mueves a "Ganado" o "Perdido", se pedirá una razón.
4. Guarda los cambios.

Agregar notas y actividades

1. En la ficha de la oportunidad, ve a la sección Actividades.
2. Haz clic en + Agregar nota para registrar interacciones (llamadas, reuniones, correos).
3. Cada nota queda con fecha y usuario que la registró.

Cómo usar: Vista del Pipeline

1. En la página principal del CRM, verás el Pipeline Comercial con las oportunidades agrupadas por etapa.
2. Cada columna muestra el total de oportunidades y el valor acumulado.
3. El pipeline ponderado multiplica el valor por la probabilidad de cierre para una proyección más realista.
4. Las oportunidades con más de 7 días sin actualizar se marcan como inactivas.

Cómo usar: Métricas CRM

En el panel principal del CRM verás:

• Tasa de conversión: porcentaje de oportunidades ganadas sobre el total cerrado.
• Valor total del pipeline: suma de todos los deals activos.
• Pipeline ponderado: valor ajustado por probabilidades de cierre.
• Deals ganados vs. perdidos: comparativo del período actual.
• Tiempo promedio de cierre: días promedio entre creación y cierre.

Preguntas frecuentes

¿Puedo personalizar las etapas del pipeline? Las etapas predefinidas están optimizadas para la mayoría de los procesos B2B. La personalización de etapas está disponible para roles admin desde la configuración del módulo.

¿Cómo sé qué oportunidades están estancadas? Las oportunidades sin actividad en más de 7 días aparecen marcadas. El módulo de Alertas también genera notificaciones automáticas para deals inactivos.

¿Un contacto puede tener varias oportunidades? Sí. Un mismo contacto puede estar asociado a múltiples oportunidades (diferentes productos, proyectos o períodos).

¿Se puede asignar una oportunidad a otro usuario? Sí. En la ficha de la oportunidad, cambia el campo Responsable. Solo admin y manager pueden reasignar oportunidades de otros usuarios.

Consejos y buenas prácticas

• Actualiza el estado de las oportunidades al menos una vez por semana para mantener el pipeline limpio.
• Registra siempre la razón de pérdida cuando una oportunidad se descarta — es el insumo más valioso para mejorar el proceso comercial.
• Usa las etiquetas de contacto para segmentar: clientes actuales, prospectos calientes, referidos, etc.
• El valor ponderado del pipeline es más confiable que el valor total para proyecciones de ingresos.

6. Gestión de Proyectos

Gestión de Proyectos

El módulo de Proyectos de Nexor permite planear, ejecutar y hacer seguimiento a los proyectos de tu empresa con gestión de tareas, equipos, fechas y prioridades.

¿Qué hace este módulo?

• Crear proyectos con nombre, descripción, fechas y prioridad
• Asignar responsables y miembros del equipo a cada proyecto
• Organizar el trabajo en tareas con estado, asignado y fecha límite
• Hacer seguimiento del progreso del proyecto por porcentaje
• Visualizar proyectos atrasados, en riesgo y completados
• Filtrar y ordenar por estado, prioridad o responsable

Roles con acceso

• admin y manager: pueden crear, editar y eliminar proyectos y tareas. Ven todos los proyectos de la empresa.
• user: puede ver proyectos en los que participa y actualizar el estado de las tareas que tiene asignadas.

Cómo usar: Crear un proyecto

1. Ve a Proyectos en el menú lateral.
2. Haz clic en Nuevo Proyecto.
3. Completa el formulario:
   • Nombre del proyecto: título claro y descriptivo.
   • Descripción: objetivo principal y alcance del proyecto.
   • Responsable: usuario de Nexor a cargo del proyecto.
   • Prioridad: alta, media o baja.
   • Estado: planeación, en ejecución, pausado, completado, cancelado.
   • Fecha de inicio y Fecha de fin: rango de ejecución estimado.
   • Progreso (%): avance manual del proyecto (se puede actualizar en cualquier momento).
4. Haz clic en Crear proyecto.

Cómo usar: Gestionar tareas

Las tareas son las unidades de trabajo dentro de un proyecto.

Crear una tarea

1. Abre un proyecto desde el listado.
2. En la sección Tareas, haz clic en + Nueva tarea.
3. Completa:
   • Título de la tarea: descripción breve de la actividad.
   • Asignado a: usuario responsable de ejecutarla.
   • Estado: pendiente, en progreso, completada, bloqueada.
   • Fecha límite: cuándo debe estar lista.
   • Descripción: detalle adicional o instrucciones (opcional).
4. Guarda la tarea.

Actualizar el estado de una tarea

1. En el listado de tareas del proyecto, haz clic en la tarea.
2. Cambia el estado (ej. de "Pendiente" a "En progreso").
3. El cambio se guarda automáticamente.

Tareas bloqueadas

Si una tarea no puede avanzar por dependencia de otro entregable, márcala como Bloqueada y agrega una nota explicando el bloqueo.

Cómo usar: Vista de proyectos

En el listado principal de proyectos verás:

• Tarjetas de proyecto con nombre, responsable, prioridad, fechas y barra de progreso.
• Indicador de estado: color semáforo según el avance vs. la fecha:
  • Verde: en tiempo
  • Amarillo: en riesgo (< 80% de avance con fecha próxima)
  • Rojo: atrasado (fecha de fin pasada sin completar)
• Filtros: por estado, prioridad y responsable.

Cómo usar: Actualizar el progreso

El progreso del proyecto se actualiza manualmente:

1. Abre el proyecto.
2. En el campo Progreso (%), ingresa el porcentaje actual (0–100).
3. Guarda los cambios.

Una buena práctica es actualizar el progreso al inicio de cada semana en la reunión de seguimiento.

Cómo usar: Estadísticas de proyectos

En la vista principal del módulo verás un resumen con:

• Total de proyectos por estado (en ejecución, planeación, completados)
• Proyectos atrasados (fecha de fin vencida sin completar)
• Proyectos sin fecha de fin definida
• Tareas sin asignar en todos los proyectos activos

Preguntas frecuentes

¿Un proyecto puede tener varios responsables? Cada proyecto tiene un responsable principal. Para equipos, asigna diferentes tareas a diferentes usuarios dentro del mismo proyecto.

¿Puedo ver solo mis proyectos? Sí. En el filtro de responsable, selecciona tu nombre para ver únicamente los proyectos donde eres el responsable principal.

¿Qué pasa cuando un proyecto pasa a "Completado"? El proyecto queda en modo de solo lectura. Sus tareas y avances quedan registrados como historial.

¿Puedo eliminar un proyecto? Solo los admin pueden eliminar proyectos. La eliminación es permanente. Para proyectos terminados se recomienda marcarlo como "Completado" en lugar de eliminar.

¿Hay vista tipo Gantt o Kanban? La vista actual es de tablero con filtros y tarjetas. La vista Gantt está planificada para una versión futura.

Consejos y buenas prácticas

• Define fechas de inicio y fin realistas desde el principio — son la base para detectar atrasos.
• Asigna al menos una tarea a cada miembro del equipo para distribuir la carga de trabajo.
• Actualiza el progreso cada semana para que los dashboards de Analytics reflejen el estado real.
• Usa prioridad Alta solo para proyectos verdaderamente críticos — si todo es urgente, nada lo es.
• Marca las tareas como Bloqueadas cuando no pueden avanzar; esto hace visible el impedimento para el líder del proyecto.

7. Gestión Documental

Gestión Documental

El módulo de Documentos de Nexor centraliza el almacenamiento, organización y acceso a los documentos empresariales: políticas, procedimientos, formatos, actas y cualquier archivo relevante para la operación.

¿Qué hace este módulo?

• Subir y almacenar documentos en la nube empresarial
• Organizar documentos por categoría, departamento y etiquetas
• Controlar versiones de documentos (versión actual vs. historial)
• Definir quién puede ver y editar cada documento según el rol
• Registrar la fecha de publicación y la próxima fecha de revisión
• Buscar documentos por nombre, categoría o contenido
• Descargar documentos en cualquier momento

Roles con acceso

• admin y manager: pueden subir, editar, versionar y eliminar documentos. Pueden ver todos los documentos de la empresa.
• user: puede ver y descargar documentos públicos. No puede subir ni editar.

Cómo usar: Subir un documento

1. Ve a Documentos en el menú lateral.
2. Haz clic en Nuevo Documento.
3. Completa el formulario:
   • Nombre del documento: título claro (ej. "Política de Vacaciones 2025").
   • Categoría: tipo de documento (política, procedimiento, formato, acta, contrato, informe, otro).
   • Departamento: área a la que pertenece (Administración, RR.HH., Comercial, Operaciones, etc.).
   • Descripción: resumen del contenido o propósito del documento.
   • Versión: número de versión (ej. "v1.0", "v2.3").
   • Fecha de publicación: cuándo entra en vigencia.
   • Próxima revisión: cuándo debe revisarse o actualizarse (opcional).
   • Etiquetas: palabras clave para facilitar la búsqueda.
   • Archivo: sube el documento (PDF, Word, Excel, imagen).
4. Haz clic en Guardar documento.

Cómo usar: Versionar un documento

Cuando un documento se actualiza, crea una nueva versión en lugar de reemplazarlo:

1. Abre el documento desde el listado.
2. Haz clic en Nueva versión.
3. Sube el archivo actualizado.
4. Actualiza el número de versión y la descripción del cambio.
5. La versión anterior queda en el historial y la nueva queda como versión activa.

Cómo usar: Buscar documentos

1. En el listado de documentos, usa la barra de búsqueda para buscar por nombre o etiqueta.
2. Usa los filtros para acotar por categoría, departamento o estado.
3. Ordena por fecha de publicación, nombre o departamento.

Cómo usar: Descargar un documento

1. En el listado, haz clic sobre el documento.
2. En la ficha del documento, haz clic en Descargar.
3. El archivo se descarga en el formato original con el que fue subido.

Cómo usar: Documentos con fecha de revisión

• Los documentos cuya fecha de próxima revisión esté dentro de los próximos 30 días se marcan con indicador amarillo.
• El módulo de Alertas Inteligentes puede generar notificaciones automáticas para revisiones pendientes.

Categorías de documentos

Preguntas frecuentes

¿Qué formatos de archivo acepta el módulo? PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), imágenes (JPG, PNG). Tamaño máximo por archivo: 25 MB.

¿Puedo hacer que un documento sea visible solo para ciertos usuarios? Los documentos marcados como privados solo son visibles para admin y manager. Los documentos públicos pueden ser vistos por todos los usuarios con acceso al módulo.

¿Se puede eliminar un documento? Solo admin puede eliminar documentos. Al eliminar, se pierde también el historial de versiones. Se recomienda archivar en lugar de eliminar.

¿Hay límite de almacenamiento? El almacenamiento depende del plan contratado con Nexor. Consulta con soporte para conocer el límite de tu empresa.

Consejos y buenas prácticas

• Establece una convención de nombres consistente: "CATEGORIA - NOMBRE - VERSION - AÑO" (ej. "POL - Vacaciones - v2 - 2025").
• Sube las políticas y procedimientos en PDF para que nadie pueda editarlos al descargarlos.
• Usa la fecha de próxima revisión para políticas y procedimientos — los documentos desactualizados generan confusión operativa.
• Crea formatos en Word/Excel para que los usuarios puedan editarlos al descargarlos.
• Centraliza aquí todos los documentos que hoy están dispersos en correos o carpetas locales.

8. Compliance Legal

Compliance / Legal

El módulo Legal de Nexor centraliza el registro y seguimiento de obligaciones legales, contratos y requerimientos de cumplimiento normativo (compliance) de tu empresa.

¿Qué hace este módulo?

• Registrar contratos, acuerdos y documentos legales con fechas de vencimiento
• Clasificar registros por tipo: contrato, obligación legal, licencia, permiso, acuerdo, regulación
• Hacer seguimiento del estado de cada registro: vigente, vencido, renovado, cancelado
• Recibir alertas automáticas de vencimientos próximos
• Adjuntar documentos de soporte (contratos, resoluciones, certificados)
• Ver un resumen del estado de cumplimiento de la empresa

Roles con acceso

• admin y manager: acceso completo. Pueden crear, editar, eliminar y ver todos los registros legales.
• user: acceso de solo lectura a los registros legales activos.

Cómo usar: Crear un registro legal

1. Ve a Legal en el menú lateral.
2. Haz clic en Nuevo Registro Legal.
3. Completa el formulario:
   • Título: nombre descriptivo del registro (ej. "Contrato de arriendo sede principal").
   • Tipo: elige entre contrato, obligación legal, licencia, permiso, acuerdo, regulación.
   • Entidad relacionada: contraparte del contrato o entidad que emite la obligación (ej. "DIAN", "Ministerio de Trabajo").
   • Descripción: resumen del alcance o condiciones principales.
   • Fecha de inicio: cuándo entra en vigencia.
   • Fecha de vencimiento: cuándo expira o debe renovarse.
   • Estado: vigente, por vencer, vencido, renovado, cancelado.
   • Responsable interno: usuario de Nexor a cargo del seguimiento.
4. Haz clic en Guardar registro.

Cómo usar: Adjuntar documentos

1. Abre el registro legal desde el listado.
2. En la sección Documentos adjuntos, haz clic en Subir documento.
3. Selecciona el archivo (PDF, Word, imagen).
4. El documento queda vinculado al registro para consulta futura.

Cómo usar: Alertas de vencimiento

• Los registros cuya fecha de vencimiento está dentro de los próximos 30 días se marcan automáticamente como "Por vencer" con indicador amarillo.
• Los registros con fecha de vencimiento pasada cambian a estado "Vencido" con indicador rojo.
• El módulo de Alertas Inteligentes genera notificaciones automáticas para vencimientos próximos.

Cómo usar: Renovar un registro

1. Abre el registro legal vencido o por vencer.
2. Actualiza la Fecha de vencimiento con la nueva fecha.
3. Cambia el Estado a Renovado o Vigente.
4. Adjunta el nuevo documento si aplica.
5. Guarda los cambios.

Cómo usar: Resumen de cumplimiento

En la página principal del módulo Legal verás un panel con:

• Total de registros vigentes
• Registros por vencer (próximos 30 días)
• Registros vencidos pendientes de acción
• Distribución por tipo de registro

Preguntas frecuentes

¿Qué tipos de registros legales puedo manejar? Contratos con clientes/proveedores, contratos laborales especiales (ej. aprendizaje SENA), licencias de funcionamiento, permisos ambientales, obligaciones tributarias, acuerdos de confidencialidad (NDA), resoluciones de entidades de control, y cualquier otro documento con fecha de vencimiento relevante.

¿Nexor gestiona directamente con la DIAN u otras entidades? No. Nexor es una plataforma de registro y seguimiento. Las gestiones ante entidades externas se realizan por canales propios de cada entidad.

¿Puedo eliminar un registro legal? Solo los admin pueden eliminar registros. Se recomienda en lugar de eliminar, cambiar el estado a "Cancelado" para conservar el historial.

¿Los documentos adjuntos tienen límite de tamaño? El límite por archivo es de 10 MB. Para documentos más grandes, se recomienda subir un resumen ejecutivo y guardar el original en la nube empresarial.

Consejos y buenas prácticas

• Registra todos los contratos con sus fechas de vencimiento desde el inicio para no perder renovaciones.
• Asigna un responsable interno a cada registro — sin responsable, los vencimientos se pierden.
• Revisa mensualmente el panel de cumplimiento para detectar registros por vencer antes de que sea urgente.
• Para contratos recurrentes (ej. arriendos anuales), crea el registro nuevo al renovar en lugar de editar el anterior — así conservas el historial.
• Los registros de tipo "Obligación Legal" (ej. renovación matrícula mercantil, declaraciones tributarias) son los más críticos de monitorear.

9. Alertas Inteligentes

Alertas Inteligentes

El módulo de Alertas de Nexor genera notificaciones automáticas basadas en condiciones críticas detectadas en los datos de tu empresa, permitiendo una gestión proactiva de riesgos y vencimientos.

¿Qué hace este módulo?

• Generar alertas automáticas cuando se detectan condiciones críticas en los módulos
• Clasificar alertas por severidad: crítica, alta, media, baja
• Permitir al equipo gestionar, comentar y cerrar alertas
• Configurar qué tipos de alertas se activan para tu empresa
• Ver un resumen del estado de alertas en el encabezado del dashboard
• Integrar con todos los módulos de Nexor para monitoreo centralizado

Roles con acceso

• admin y manager: pueden ver y gestionar todas las alertas. Pueden cambiar el estado y agregar comentarios.
• user: puede ver las alertas activas que le corresponden según su rol. No puede cerrar alertas.

Tipos de alertas

Alertas automáticas por módulo

RR.HH.

• Exámenes médicos próximos a vencer (< 30 días)
• Exámenes médicos vencidos
• Novedades pendientes de aprobación por más de 5 días
• Evaluaciones de desempeño programadas sin completar

Presupuestos

• Líneas de presupuesto ejecutadas al 100% (sin margen)
• Líneas sobre-ejecutadas (> 120% del presupuesto)
• Presupuesto próximo al cierre del período sin actualizar

Legal / Documentos

• Contratos o registros legales próximos a vencer (< 30 días)
• Registros legales vencidos sin renovar
• Documentos con fecha de revisión pendiente

CRM

• Oportunidades sin actividad por más de 7 días
• Deals perdidos superando deals ganados en el mes

Proyectos

• Proyectos atrasados (fecha de fin vencida sin completar)
• Tareas críticas sin asignar

Estrategia

• Objetivos OKR/BSC vencidos sin cerrar
• Objetivos con progreso < 30% cerca de su fecha de vencimiento

Cómo usar: Ver alertas activas

1. Ve a Alertas en el menú lateral.
2. Verás la lista de alertas activas ordenadas por severidad.
3. Cada alerta muestra:
   • Severidad: ícono y color (rojo = crítica, naranja = alta, amarillo = media, gris = baja)
   • Título: descripción de la condición detectada
   • Módulo: origen de la alerta
   • Fecha de detección: cuándo se generó
4. Usa los filtros para ver alertas por módulo, severidad o estado.

Cómo usar: Gestionar una alerta

1. Haz clic en la alerta para abrir su detalle.
2. Lee la descripción completa y la causa de la alerta.
3. Acciones disponibles:
   • Marcar en revisión: indica que alguien está atendiendo la alerta.
   • Cerrar alerta: marca la alerta como resuelta (requiere comentario explicando la acción tomada).
   • Agregar comentario: deja notas de seguimiento sin cambiar el estado.
4. Las alertas cerradas quedan en el historial y no se eliminan.

Cómo usar: Indicador en el encabezado

El número en rojo sobre el ícono de campana en la barra superior indica la cantidad de alertas críticas activas. Al hacer clic, te dirige directamente al módulo de Alertas.

Cómo usar: Configuración de alertas

1. En el módulo de Alertas, haz clic en Configuración (solo admin).
2. Activa o desactiva los tipos de alertas que aplican para tu empresa.
3. Ajusta los umbrales: por ejemplo, cambiar el aviso de exámenes médicos de 30 a 45 días.
4. Guarda los cambios.

Severidades de alerta

Preguntas frecuentes

¿Las alertas se generan automáticamente? Sí. El sistema evalúa las condiciones de forma periódica y genera las alertas sin intervención manual.

¿Puedo crear alertas manuales? Actualmente las alertas son generadas por el sistema. La creación de alertas manuales personalizadas está planificada para versiones futuras.

¿Una alerta cerrada puede reactivarse? Si la condición persiste (ej. el examen médico sigue vencido), el sistema puede generar una nueva alerta en el siguiente ciclo de evaluación.

¿Recibiré notificaciones por correo? Las notificaciones por correo están planificadas para versiones futuras. Actualmente las alertas son visibles únicamente dentro de la plataforma.

¿Cuánto tiempo se conservan las alertas cerradas? Las alertas cerradas se conservan en el historial de forma indefinida como registro de auditoría.

Consejos y buenas prácticas

• Revisa las alertas críticas al inicio de cada día laboral.
• No cierres alertas sin antes tomar la acción correctiva — la alerta volverá a generarse si el problema persiste.
• Usa los comentarios para dejar trazabilidad de qué se hizo y quién lo hizo.
• Configura los umbrales de alerta según tu ciclo operativo (ej. si la nómina se cierra los días 25, ajusta alertas de presupuesto para dar tiempo de reacción).
• El equipo de liderazgo debe revisar juntos las alertas de severidad alta y crítica al menos una vez por semana.

10. Reportes Ejecutivos

Reportes Ejecutivos — Nexor

El módulo de Reportes centraliza todos los informes de la empresa en un solo lugar. Desde aquí puedes generar, visualizar y exportar reportes de cada área del negocio, sin necesidad de navegar por cada módulo individualmente.

¿Qué hace este módulo?

• Generar reportes por área: financiero, estratégico, nómina, cartera, producción y más
• Ver el Reporte 360° Empresa que cruza datos de todos los módulos
• Exportar cualquier reporte a Excel (.xlsx) o CSV
• Imprimir o guardar como PDF con Imprimir / PDF
• Seleccionar rangos de tiempo (mes actual, trimestre, año o personalizado)

Roles con acceso

• admin y manager: acceso completo a todos los reportes.
• usuario: acceso solo a los reportes habilitados por su rol y módulos activos.

Los 15 tipos de reporte

1. Reporte Ejecutivo General

Ruta: Reportes → Ejecutivo General

Consolida los KPIs más importantes de toda la empresa:

• Empleados activos
• Margen neto del último período financiero
• % de ejecución del presupuesto activo
• Objetivos estratégicos en track
• Alertas críticas pendientes

Ideal para la revisión gerencial semanal o la junta de socios.

2. Reporte Estratégico

Ruta: Reportes → Estratégico

Resumen del módulo de Planeación Estratégica:

• Objetivos por tipo (OKR, BSC, FODA) y estado (on track, en riesgo, desviado)
• Progreso promedio de todos los objetivos
• Tareas completadas vs. pendientes
• Hitos próximos a vencer

3. Reporte Financiero

Ruta: Reportes → Financiero

Resumen del módulo de Análisis Financiero:

• Balance resumido del último período importado
• Estado de Resultados (P&L): ingresos, costos, gastos y utilidad neta
• 5 indicadores financieros con semáforo: liquidez corriente, endeudamiento, margen bruto, margen neto y ROE

4. Reporte de Gestión Humana

Ruta: Reportes → RR.HH.

Resumen de la fuerza laboral:

• Headcount total y activos
• Distribución por departamento y tipo de contrato
• Novedades pendientes de aprobación
• Exámenes médicos próximos a vencer o vencidos

5. Reporte de Presupuesto

Ruta: Reportes → Presupuesto

Estado de ejecución presupuestal:

• % ejecutado vs. planificado por presupuesto activo
• Top líneas presupuestales con mayor desviación
• Resumen por departamento

6. Reporte de Alertas

Ruta: Reportes → Alertas

Todas las alertas del sistema:

• Agrupadas por severidad (crítico / advertencia / info)
• Agrupadas por módulo de origen
• Estado: activa o vista
• Útil para auditorías de cumplimiento

7. Flujo de Caja

Ruta: Reportes → Flujo de Caja

Analiza los ingresos y gastos de los últimos 6 meses:

• Gráfico de barras duales: ingresos (facturas emitidas) vs. gastos (comprobantes de egreso)
• Tabla mensual con ingresos, gastos y utilidad neta por mes
• KPI de utilidad acumulada del período
• Exportable a Excel con el detalle mensual

8. Reporte de Cartera

Ruta: Reportes → Cartera

Análisis de antigüedad de saldos (aging):

• Total por cobrar agrupado en buckets: 0-30, 31-60, 61-90 y +90 días
• Desglose por cliente con días de mora
• Total por pagar con antigüedad equivalente por proveedor
• Exportable a Excel

9. Reporte de Producción

Ruta: Reportes → Producción

Estado operativo de la planta:

• KPIs: órdenes completadas, en proceso, atrasadas, tasa de cumplimiento
• Tabla de órdenes activas con producto, cantidad planificada, fecha estimada y estado
• Las órdenes vencidas aparecen en rojo
• Exportable a Excel

10. Reporte de Nómina

Ruta: Reportes → Nómina

Resumen de costos laborales por período:

• Total devengado (suma de salarios del período)
• Costo parafiscales patronales: SENA 2% + ICBF 3% + Caja 4% = 9%
• Provisiones: vacaciones 4,17% + prima 8,33% + cesantías 8,33% + int. cesantías 1% = ~22,83%
• Costo total al empleador (devengado + parafiscales + provisiones)
• Tabla por período: útil para proyectar costos anuales de personal
• Exportable a Excel

11. Reporte 360° Empresa

Ruta: Reportes → 360° Empresa

El reporte más completo de Nexor: cruza datos de 10 módulos diferentes en un solo documento ejecutivo.

Secciones:

1. Finanzas: balance resumido e indicadores clave
2. Operaciones: ventas del mes (facturas), por cobrar total
3. Inventario: ítems activos, stock crítico (bajo mínimo)
4. RR.HH.: empleados activos, novedades pendientes
5. Proyectos: proyectos en progreso, atrasados
6. Alertas: críticas, advertencias, totales activas

Ideal para el board ejecutivo o la revisión mensual de dirección.

12. Z-Report POS (Cierre de Caja)

Ruta: POS → Historial de sesiones → [sesión] → Ver reporte | o Reportes → Cierre de Caja

Resumen de un turno de caja:

• Total de ventas del turno
• Número de transacciones
• Desglose por método de pago: efectivo, tarjeta, mixto
• Monto de apertura y monto de cierre esperado
• Exportable a Excel o imprimible para arqueo de caja

13. Libro de Ventas

Ruta: Facturación → pestaña Libro de Ventas

Listado de todas las facturas emitidas en un período:

• Número de factura, fecha, cliente, NIT, base gravable, IVA (por tarifa), total
• Incluye el informe de IVA agrupado por tarifa (0%, 5%, 19%)
• Exportable a Excel: entregable directo al contador para la declaración bimestral de IVA

14. Kardex de Inventario

Ruta: Inventario → Kardex | o Reportes → Kardex

Historial cronológico de movimientos de un producto:

• Fecha, tipo de movimiento (entrada/salida/ajuste/transferencia), cantidad, costo unitario y saldo acumulado
• Filtra por producto y rango de fechas
• Exportable a Excel para auditoría de inventarios o cierre contable

15. Estado de Cuenta por Cliente o Proveedor

Ruta: Cartera → Por Cobrar → [filtrar por cliente] → Estado de cuenta → Ruta: Cartera → Por Pagar → [filtrar por proveedor] → Estado de cuenta →

Muestra todas las transacciones con un cliente o proveedor específico:

• Facturas emitidas (o compras), recibos de caja (o comprobantes de egreso)
• Columnas: Fecha, Descripción, Débito, Crédito, Saldo
• El saldo es acumulativo (balance corriente)
• Exportable a Excel o imprimible para enviar al cliente/proveedor para conciliación

Selector de período

La mayoría de reportes incluyen un selector de período en la parte superior:

• Mes actual: datos del mes en curso
• Trimestre: últimos 3 meses
• Semestre: últimos 6 meses
• Año: año fiscal completo
• Personalizado: rango de fechas a elección

Exportar reportes

Excel (.xlsx)

1. Abre el reporte que deseas exportar.
2. Haz clic en Exportar Excel (esquina superior derecha, ícono verde).
3. Se descarga un archivo .xlsx con una o más hojas según el reporte.
4. El encabezado incluye nombre de la empresa, tipo de reporte y fecha de exportación.

CSV

1. Haz clic en Exportar CSV (junto al botón de Excel).
2. Se descarga un archivo .csv separado por comas, compatible con cualquier hoja de cálculo.

PDF / Impresión

1. Haz clic en Imprimir / PDF (ícono de impresora).
2. Se abre el diálogo de impresión del navegador.
3. Elige "Guardar como PDF" en el destino para obtener un archivo.
4. El sidebar y la navegación se ocultan automáticamente en la impresión.

Preguntas frecuentes

¿Puedo programar el envío automático de reportes por correo? No por ahora. Los reportes se generan y exportan manualmente. El envío automático programado es una función futura.

¿Los datos del reporte son en tiempo real? Sí. Cada vez que abres un reporte, Nexor consulta la base de datos en ese momento. No hay datos en caché que puedan estar desactualizados.

¿Puedo ver reportes de períodos anteriores? Sí, usando el selector de período o el rango de fechas personalizado en cada reporte.

¿Qué pasa si un módulo no tiene datos en el período seleccionado? El reporte muestra las secciones vacías o con valor $0. No genera un error.

¿El Reporte 360° incluye datos de todos los módulos aunque no estén activos en mi plan? Solo incluye los módulos activos para tu empresa. Las secciones de módulos inactivos no aparecen.

11. Analytics PRO

Centro de Análisis

El Centro de Análisis (Analytics) de Nexor centraliza la visualización de datos de todos tus módulos en un solo lugar. Incluye dashboards por módulo, un constructor de análisis personalizados con tipos avanzados (Diagnóstico, Predictivo, Prescriptivo) y un gestor de análisis guardados.

¿Qué hace este módulo?

• Ver gráficas y métricas preconstruidas de cada módulo (Estrategia, Finanzas, RRHH, Presupuestos, CRM, Proyectos)
• Crear análisis personalizados con 7 tipos: Descriptivo, Comparativo, Tendencia, Correlación, Diagnóstico, Predictivo y Prescriptivo
• Activar el nivel Profesional PRO en el análisis Descriptivo para obtener estadísticas avanzadas completas
• Recibir observaciones automáticas con diagnósticos y acciones recomendadas
• Guardar análisis y re-ejecutarlos en cualquier momento con datos actualizados
• Subir archivos Excel o CSV para analizar datos externos

Roles con acceso

• admin y manager: acceso completo al análisis de todos los módulos y construcción de análisis personalizados.
• user: puede ver los dashboards por módulo, pero no puede acceder al Constructor ni guardar análisis.

Cómo usar: Dashboards por módulo

1. Ve a Centro de Análisis en el menú lateral.
2. Verás tarjetas para cada módulo disponible.
3. Haz clic en cualquier tarjeta (ej. "Análisis Financiero") para ver las gráficas preconstruidas de ese módulo.
4. Las gráficas se generan con los datos reales de tu empresa en tiempo real.
5. Usa el botón Exportar para descargar la vista como PDF.

Cómo usar: Análisis Personalizado (Constructor)

El Constructor es un asistente de 5 pasos para crear análisis a medida.

Paso 1: Fuentes de datos

1. Ve a la pestaña Análisis Personalizado en el Centro de Análisis.
2. Selecciona uno o más módulos fuente de los datos que quieres analizar.
3. Haz clic en Siguiente. El sistema pre-seleccionará automáticamente la variable numérica recomendada.

Paso 2: Variables

1. Verás las variables disponibles para cada módulo seleccionado, organizadas en tarjetas que muestran el tipo de campo:
   • numérico (con estrella ★ amarilla): recomendado para análisis avanzados y estadísticas profesionales
   • texto: para distribuciones categóricas
   • fecha: para series de tiempo
2. La variable numérica del primer módulo viene pre-seleccionada. Haz clic en otra tarjeta para cambiarla.
3. Opcionalmente selecciona una variable secundaria para análisis comparativos o de correlación.

Nota: Los tipos Descriptivo Profesional, Diagnóstico, Predictivo y Prescriptivo requieren una variable de tipo numérico. Si seleccionas una variable de texto con nivel Profesional, el sistema te mostrará una advertencia.

Paso 3: Tipo de análisis

Selecciona uno de los siete tipos disponibles:

Análisis Clásicos:

Análisis Avanzados (PRO):

Para el tipo Descriptivo, aparece un selector de Nivel de análisis:

• Básico: resumen estándar (media, mín, máx, conteo)
• Profesional PRO: estadísticas avanzadas completas (ver sección siguiente)

Paso 4: Tipo de gráfica

Elige cómo visualizar el resultado:

• Barras verticales: comparaciones entre categorías
• Barras horizontales: ideal para nombres largos o ranking
• Líneas: tendencias temporales
• Dona: distribución porcentual
• Tabla: datos tabulados con totales

Paso 5: Resultado y Observaciones

1. El sistema procesa los datos y genera la gráfica con estadísticas clave.
2. La sección Observaciones y Diagnóstico muestra entre 3 y 6 diagnósticos automáticos con semáforo (rojo = crítico, amarillo = advertencia, verde = favorable).
3. Para análisis avanzados aparecen secciones adicionales (ver "Tipos Avanzados" más abajo).
4. Para guardar el análisis haz clic en Guardar análisis e ingresa un nombre.

Análisis Personalizado — Tipos Avanzados

Descriptivo Profesional (nivel PRO)

El nivel Profesional del análisis Descriptivo está disponible cuando la variable primaria es de tipo numérico.

Cómo activarlo:

1. En el Paso 2, selecciona una variable marcada como numérico (con ★).
2. En el Paso 3, elige el tipo Descriptivo.
3. En el selector de nivel que aparece debajo, haz clic en Profesional PRO.

Sección "Estadísticas Avanzadas" — muestra una grilla de 8 métricas:

Sección "Calidad de datos" — evalúa la integridad del conjunto de datos:

• % valores faltantes: proporción de registros sin valor en el campo analizado
• Duplicados detectados: registros con el mismo valor (puede indicar entradas repetidas)
• Evaluación de normalidad: indica si la distribución es aproximadamente normal o asimétrica (basado en el sesgo media–mediana)
• Umbrales atípicos: los valores límite calculados por la regla IQR

Sección "Valores atípicos (Outliers)" — lista todos los registros cuyo valor supera Q3 + 1.5 × IQR o es inferior a Q1 − 1.5 × IQR, mostrados como badges rojos con el nombre y valor del registro.

Diagnóstico

El análisis Diagnóstico aplica sobre cualquier variable numérica de un módulo y entrega cuatro sub-análisis automáticos:

Comparación vs período anterior

• Compara el valor actual de cada campo numérico con el valor del período previo disponible.
• Muestra flechas ↑ (aumento) o ↓ (disminución) con el porcentaje de cambio.
• Los campos sin dato anterior aparecen con flecha → (estable).

Detección de anomalías (Z-score)

• Calcula el Z-score de cada registro: qué tan lejos está del promedio en unidades de desviación estándar.
• Registros con |Z| > 2σ se marcan como anomalías y se listan en orden descendente de Z.
• Útil para detectar entradas erróneas o eventos extraordinarios.

Matriz de correlaciones (Pearson)

• Calcula el coeficiente de correlación de Pearson (r) entre todos los pares de variables numéricas del módulo.
• Verde = correlación positiva, rojo = correlación negativa. La intensidad del color refleja la fuerza.
• Interpretación orientativa: |r| < 0.3 débil, 0.3–0.7 moderada, > 0.7 fuerte.

Cadenas causa-efecto

• El sistema infiere relaciones lógicas entre las variables con mayor correlación y las observaciones críticas.
• Se presenta como una lista de frases que describen la cadena de causalidad detectada.

Predictivo

El análisis Predictivo requiere una variable numérica como primaria. Internamente usa el campo de fecha del módulo (ej. period_date en Finanzas) para construir la serie temporal.

Regresión lineal (y = mx + b)

• El sistema ajusta una recta de regresión sobre los datos históricos disponibles.
• Se muestran la pendiente m, la ordenada b y el coeficiente de determinación R² (0–1, donde 1 = ajuste perfecto).
• La tendencia se clasifica como: alcista, bajista o estable.

Proyección de los próximos 3 períodos

• Con la ecuación de la recta, se calculan los valores esperados para los siguientes 3 meses/períodos.
• Cada punto proyectado incluye un intervalo de confianza al 95%: límite inferior y superior.
• El intervalo se amplía en proyecciones más lejanas, reflejando mayor incertidumbre.

Evaluación de riesgo

• El sistema compara la proyección con umbrales de referencia derivados de los datos históricos.
• Si la tendencia es bajista o el R² es bajo (< 0.5), se genera una observación de advertencia.

Requisito: se necesitan al menos 3 registros con fecha y valor numérico para que la proyección sea válida.

Prescriptivo

El análisis Prescriptivo genera un plan de acción priorizado basado en los diagnósticos automáticos del módulo seleccionado. No requiere variable secundaria.

Cómo funciona:

1. El sistema ejecuta las mismas reglas de observación que el Diagnóstico.
2. Por cada observación crítica o de advertencia, genera una o más recomendaciones.
3. Cada recomendación incluye:

Matriz impacto/esfuerzo:

• Las recomendaciones se ordenan priorizando alto impacto + bajo esfuerzo primero (victorias rápidas).
• Las de alto impacto + alto esfuerzo aparecen después como proyectos de mediano plazo.

Cómo usar: Mis Análisis (análisis guardados)

Los análisis guardados permiten reutilizar la misma configuración (módulo, variables, tipo, gráfica, nivel) y ejecutarla en cualquier momento con los datos más recientes.

Guardar un análisis:

1. Completa el Constructor hasta el Paso 5.
2. Escribe un nombre descriptivo en el campo "Nombre del análisis".
3. Haz clic en Guardar análisis. Aparecerá un mensaje de confirmación con un enlace directo.

Ver un análisis guardado:

1. Ve a la pestaña Mis Análisis en el Centro de Análisis.
2. Verás todas las configuraciones guardadas. Los análisis avanzados muestran el badge AVANZADO (en índigo) y los de nivel Profesional muestran el badge PRO (en azul).
3. Haz clic en Ver análisis (botón verde) para abrir la página de resultado completa.
4. El sistema re-ejecuta el análisis con los datos actuales de tu empresa en ese momento.
5. Desde la página de resultado puedes hacer clic en Reejecutar para refrescar los datos, o en Imprimir para exportar.

Fecha de último run:

• Cada tarjeta de análisis guardado muestra cuándo fue la última vez que se ejecutó.
• Si nunca se ha ejecutado desde "Mis Análisis", muestra la fecha en que fue guardado.

Eliminar un análisis:

• Haz clic en Eliminar en la tarjeta del análisis. La acción es irreversible.

Cómo usar: Datos Externos

1. En el Centro de Análisis, haz clic en la tarjeta Datos Externos.
2. Sube un archivo Excel (.xlsx) o CSV (.csv) con tus datos.
3. El sistema detecta automáticamente las columnas y permite seleccionarlas como variables.
4. Continúa con el Constructor para analizar los datos del archivo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo comparar datos de dos módulos distintos? Sí. En el Constructor, elige una variable de un módulo como variable principal y otra de un módulo distinto como variable secundaria.

¿Las observaciones son automáticas? Sí. El motor aplica reglas de negocio específicas para cada módulo (ej. margen neto, rotación de personal, tasa de conversión CRM) y genera entre 3 y 6 diagnósticos por análisis.

¿Por qué no aparecen las Estadísticas Avanzadas si seleccioné "Profesional"? Las estadísticas avanzadas (Media, Mediana, Outliers, etc.) solo se calculan cuando la variable primaria es de tipo numérico. Si seleccionaste una variable de texto (ej. "Categoría"), verás una advertencia en el Paso 3 indicando que debes cambiar a una variable numérica como "Valor de cuenta" o "Salario".

¿Los análisis guardados se actualizan solos? No. Los análisis guardados conservan la configuración. Al hacer clic en "Ver análisis" se procesan los datos actuales en ese momento y se registra la fecha de último run.

¿Cuántos análisis puedo guardar? No hay límite en el número de análisis guardados por empresa.

¿Qué significa R² en el análisis Predictivo? El coeficiente R² (0 a 1) mide qué tan bien se ajusta la recta de regresión a los datos históricos. R² = 1 significa ajuste perfecto. Un R² < 0.5 indica que los datos son muy variables y la proyección debe tomarse con cautela.

¿Cuántos datos necesito para el análisis Predictivo? Se requieren al menos 3 registros con fecha y valor numérico. Con más datos históricos, la proyección es más confiable.

Consejos y buenas prácticas

• Usa el tipo Tendencia con variables financieras para detectar ciclos estacionales.
• Usa Diagnóstico al cierre de cada mes para identificar anomalías antes de que escalen.
• El análisis Predictivo es más útil cuando tienes 6 meses o más de datos históricos; con menos datos, el R² suele ser bajo.
• El análisis Prescriptivo complementa al Diagnóstico: primero diagnostica, luego prescribe acciones concretas.
• Guarda un análisis Descriptivo Profesional de tus variables clave (salarios, ventas, presupuestos) para tener un baseline estadístico mensual.
• Los badges AVANZADO y PRO en "Mis Análisis" te ayudan a identificar rápidamente cuáles configuraciones usan capacidades avanzadas.
• Las observaciones en rojo (crítico) deben revisarse con el área responsable antes de tomar decisiones.

12. Operaciones completo (Inventario, Compras, Facturación, POS, DIAN)

Manual de Operaciones — Inventario, Compras, Facturación y POS

Módulos cubiertos

Este manual cubre los módulos operativos de Nexor: Inventario PRO, Compras, Facturación y Punto de Venta (POS).

1. Inventario PRO

¿Qué es el inventario?

El módulo de Inventario gestiona los productos o materiales de tu empresa: stock actual, precio, costo, unidades y categorías. Cada producto puede pertenecer a múltiples bodegas con stock independiente.

Lista de productos

En /dashboard/inventario verás 4 tarjetas de resumen (Total productos, Valor total en inventario, Bajo stock mínimo, Sin stock), un banner de alerta si hay productos bajo mínimo, y una tabla filtrable por nombre/código, categoría y estado de stock (verde = OK, amarillo = cerca del mínimo, rojo = bajo mínimo o sin stock).

Productos

• Crear producto: Ve a Inventario → Nuevo Producto. Ingresa nombre, código, unidad (unidad, kg, g, l, ml, m, caja, paquete), precio de venta, costo y stock mínimo.
• Editar producto: Haz clic en el nombre del producto para ver su ficha y editar campos.
• Activar / Desactivar: Puedes desactivar un producto sin eliminarlo; desaparece del POS pero mantiene su historial.

Categorías de árbol

• Las categorías pueden tener subcategorías (árbol jerárquico).
• Ve a Inventario → Categorías para crear, editar y anidar categorías.
• Filtra el inventario por categoría usando el selector en la lista de productos.

Bodegas

• Ve a Inventario → Bodegas para crear ubicaciones físicas.
• Cada bodega tiene nombre y ubicación.
• El stock por bodega se actualiza automáticamente con cada movimiento de inventario o recepción de compra.

Movimientos de inventario

• Entrada: Aumenta el stock (ej. compra directa, ajuste positivo).
• Salida: Disminuye el stock (ej. venta manual, ajuste negativo).
• Transferencia: Mueve stock de una bodega a otra.
• Devolución: Suma cantidad al stock (mercancía devuelta por un cliente).
• Los movimientos se registran en el historial del producto con fecha, tipo, cantidad, costo, referencia, notas y usuario.

Stock por bodega

• Cada producto muestra su stock total y desglosado por bodega.
• Cuando una sesión POS tiene bodega asignada, el POS descuenta el stock de esa bodega específica.
• Si no hay bodega asignada, el POS descuenta de la bodega con mayor stock disponible.

Alertas de stock

• El sistema genera alertas automáticas cuando el stock de un producto llega al mínimo o llega a cero.
• Las alertas de stock cero aparecen como "crítico"; las de stock bajo mínimo como "advertencia".
• Se generan diariamente a las 8:00 AM (cron automático) o al ejecutar "Generar alertas" manualmente.

Permisos de Inventario

2. Compras

¿Qué es el módulo de Compras?

Gestiona las órdenes de compra a proveedores, desde la creación hasta la recepción de la mercancía, con actualización automática del inventario.

Proveedores

• Ve a Compras → Proveedores para registrar tus proveedores.
• Datos requeridos: nombre y tipo de documento (NIT/CC/CE). Opcionales: email, teléfono, dirección, ciudad.
• Puedes activar o desactivar proveedores.

Órdenes de compra

• Crear orden: Ve a Compras → Nueva Orden. Selecciona proveedor, fecha esperada de entrega y bodega de destino.
• Agregar ítems: Busca productos del catálogo o escribe una descripción libre. Ingresa cantidad y costo unitario.
• Estados: borrador → enviada → parcial → recibida (o cancelada).
• Al enviar una orden cambia a estado "enviada"; cuando llega la mercancía pasa a "recibida" o "parcial".

Recepción de mercancía

• Abre la orden de compra y haz clic en "Recibir mercancía".
• Ingresa la cantidad recibida para cada ítem (puede ser parcial).
• Selecciona la bodega de destino y la fecha de recepción.
• Al confirmar, el sistema actualiza automáticamente:
  • El stock total del producto en inventory_items.
  • El stock por bodega en inventory_warehouse_stock.
  • Crea un movimiento de inventario tipo "entrada".
  • Registra los costos unitarios para trazabilidad.

Alertas de órdenes vencidas

• El sistema genera alertas cuando una orden de compra en estado "enviada" o "parcial" supera su fecha esperada de entrega.
• Aparecen como "advertencia" en el módulo de Alertas.

3. Facturación

¿Qué es el módulo de Facturación?

Permite crear y gestionar todos los documentos comerciales de la empresa: facturas, cotizaciones, notas de crédito y remisiones.

Diferencia entre Facturación y POS

• Facturación: Para clientes identificados, con fecha de vencimiento, posibilidad de pagos parciales, PDF, y seguimiento del estado. Ideal para ventas B2B.
• POS (Punto de Venta): Para ventas inmediatas en mostrador, con cobro al momento (efectivo, tarjeta o mixto). Genera una factura automáticamente con el prefijo POS-.

Clientes

• Ve a Facturación → Clientes para crear y gestionar clientes.
• Datos: nombre, tipo de documento (CC, NIT, CE), número de documento, email, teléfono, ciudad.
• Los clientes activos aparecen disponibles en el POS para cobros identificados.

Documentos

• Factura: Documento de venta con estado (borrador, emitida, pagada, anulada) y vencimiento.
• Cotización: Propuesta comercial que puede convertirse en factura.
• Nota de crédito: Devolución o ajuste sobre una factura emitida.
• Remisión: Entrega de mercancía sin cobro inmediato.

Flujo de una factura

1. Crear en estado borrador: selecciona cliente, agrega ítems del catálogo o libres, define vencimiento.
2. Emitir: cambia a estado emitida (genera número de factura FAC-YYYY-NNNNN).
3. Registrar pago: el sistema registra el pago y cambia el estado a pagada.
4. Anular: solo disponible en estado borrador o emitida.

Pagos

• Desde el detalle de una factura emitida puedes registrar pagos parciales o totales.
• Métodos: efectivo, transferencia, tarjeta, otro.
• El sistema lleva un historial de todos los pagos por documento.

PDF e impresión

• Desde el detalle de cualquier documento puedes imprimir o guardar como PDF usando el botón "Imprimir / PDF".

Alertas de facturas vencidas

• El sistema genera alertas "críticas" cuando una factura en estado "emitida" supera su fecha de vencimiento sin pago registrado.

4. POS — Punto de Venta

¿Qué es el POS?

El Punto de Venta permite registrar ventas rápidas en mostrador, con control de caja, carrito de compras y recibo digital o impreso.

Abrir caja (sesión POS)

• Ve a POS → el sistema te pedirá abrir una sesión si no hay ninguna activa.
• Selecciona la bodega del POS (define de dónde se descuenta el stock).
• Ingresa el monto de apertura de caja (dinero inicial en efectivo).
• Haz clic en "Abrir sesión" para iniciar el turno.

Buscar productos y agregar al carrito

• Usa el buscador en la parte izquierda para buscar por nombre o código.
• También puedes filtrar por categoría.
• El stock disponible aparece junto al producto; si el producto está agotado se muestra en rojo.
• Haz clic en "+ Agregar" para añadir un producto al carrito.
• En el carrito puedes ajustar las cantidades o eliminar ítems.

Cobrar

• Con el carrito listo, haz clic en "Cobrar".
• Selecciona el método de pago: efectivo, tarjeta o mixto (efectivo + tarjeta).
• Si pagas en efectivo, ingresa el monto recibido para ver el cambio.
• Confirma el pago.

Recibo y factura

• Tras confirmar, el sistema genera automáticamente:
  • Un recibo de venta POS con número (POS-YYYY-NNNNN).
  • Una factura en el módulo de Facturación con el mismo número.
• Puedes imprimir el recibo o compartirlo.

Asignar cliente (opcional)

• Antes de cobrar puedes buscar un cliente existente por nombre o documento.
• También puedes crear un nuevo cliente directamente desde el POS (el formulario aparece como popup).
• Si no asignas cliente, la venta se registra como "Consumidor Final".

Ver factura de una venta

• Desde el historial de transacciones del POS puedes ver la factura asociada a cada venta haciendo clic en "Ver factura".

Cerrar caja (cerrar sesión)

• Haz clic en "Cerrar sesión" cuando termines el turno.
• El sistema muestra el resumen: total de ventas, número de transacciones y monto en caja.
• Una sesión cerrada no puede reabrirse; debes crear una nueva para el siguiente turno.

Historial de sesiones y transacciones

• Ve a POS → Historial para ver todas las sesiones anteriores.
• Desde cada sesión puedes ver sus transacciones detalladas.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se descuenta el inventario en el POS? Automáticamente al confirmar el cobro. Si la sesión tiene bodega asignada, descuenta de esa bodega. Si no, descuenta de la bodega con mayor stock.

¿Puedo editar una factura ya emitida? No. Las facturas emitidas solo pueden anularse. Si hay un error, anula y crea una nueva.

¿Cómo recibo una compra parcial? Al recibir mercancía, ingresa solo la cantidad recibida para cada ítem. La orden pasará a estado "parcial" si quedan ítems pendientes.

¿Qué pasa si una orden de compra no llega a tiempo? El sistema genera una alerta automática de "orden de compra vencida" en el módulo de Alertas.

¿Puedo vender sin stock? En el POS, el botón "+ Agregar" se deshabilita cuando el stock llega a cero. En Facturación no hay bloqueo de stock al emitir.

¿Cómo funciona el flujo de cotización a factura? Actualmente las cotizaciones son documentos independientes. El proceso manual es: crea la factura referenciando la cotización en las notas.

5. Reportes y Exportaciones

Los módulos operativos incluyen reportes especializados accesibles desde Reportes → [tipo] o directamente desde cada módulo.

Z-Report POS — Cierre de caja

El Z-Report resume el turno de caja: total de ventas, número de transacciones, desglose por método de pago (efectivo/tarjeta/mixto) y monto de cierre.

1. Ve a Reportes → Cierre de Caja (Z-Report) o cierra la sesión POS para generarlo automáticamente.
2. Selecciona la sesión que deseas reportar.
3. Usa Exportar Excel para descargar el resumen en formato .xlsx, o Imprimir / PDF para el reporte impreso.

Libro de Ventas (Facturación)

El Libro de Ventas consolida todas las facturas emitidas en un período para efectos contables y tributarios.

1. Ve a Facturación → pestaña Libro de Ventas.
2. Filtra por rango de fechas.
3. La tabla muestra número, fecha, cliente, NIT, base gravable, IVA y total de cada documento.
4. Haz clic en Exportar Excel para descargar en formato .xlsx listo para el contador.

Informe de IVA

Resume el IVA causado en el período agrupado por tarifa (0%, 5%, 19%).

• Disponible junto al Libro de Ventas dentro del módulo de Facturación.
• Exportable a Excel para incluirlo en la declaración de IVA.

Kardex de Inventario

El Kardex muestra los movimientos cronológicos de un producto: entradas, salidas, transferencias y ajustes, con saldo acumulado.

1. Ve a Inventario → Kardex o a Reportes → Kardex.
2. Selecciona el producto y el rango de fechas.
3. La tabla muestra cada movimiento con fecha, tipo, cantidad, costo unitario y saldo.
4. Haz clic en Exportar Excel para descargar el kardex completo.

Estado de Cuenta por Cliente o Proveedor

Muestra el historial de transacciones (facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso) con saldo acumulado, para conciliar con clientes o proveedores.

1. Ve a Cartera → Por Cobrar y filtra por un cliente específico.
2. Aparece el botón Estado de cuenta → junto al filtro activo.
3. El reporte muestra: fecha, descripción del movimiento, débito, crédito y saldo.
4. Disponible también para proveedores en Cartera → Por Pagar.
5. Usa Exportar Excel o Imprimir para compartir con el cliente/proveedor.

6. Facturación Electrónica DIAN

¿Qué es la facturación electrónica DIAN?

Es el proceso obligatorio para empresas colombianas de emitir facturas de venta en formato digital (UBL 2.1 XML), validadas en tiempo real por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Nexor lo integra mediante Factus, un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN.

Configuración inicial

1. Ve a Empresa → Facturación Electrónica DIAN.
2. Activa la casilla "Habilitar facturación electrónica DIAN".
3. Ingresa tu Factus API Key (Bearer token de tu cuenta en Factus).
4. Ingresa el ID de rango en Factus (número de rango de numeración configurado en tu portal Factus).
5. Presiona "Probar conexión" para verificar que las credenciales son válidas (✓ verde = OK).
6. Completa los datos de la Resolución DIAN: número, fecha de expedición, fecha de vencimiento, prefijo (ej. FE) y rango de numeración (desde/hasta).
7. Presiona "Guardar configuración DIAN".

Modo habilitación: Activa este modo para hacer pruebas con el ambiente de pruebas de la DIAN sin generar documentos reales. Desactívalo cuando estés listo para producción.

Enviar una factura a DIAN

Automático: Al hacer clic en Emitir en una factura, si DIAN está habilitado, Nexor la envía automáticamente a Factus/DIAN y guarda el CUFE resultante.

Manual: Si necesitas enviarla o reenviarla después, abre el documento y en la sección "Facturación electrónica DIAN" presiona "Enviar a DIAN" o "Reenviar a DIAN".

CUFE (Código Único de Factura Electrónica)

El CUFE es el identificador único que la DIAN asigna a cada factura electrónica aprobada. En Nexor lo encontrarás:

• En la sección DIAN del documento emitido.
• En el correo electrónico enviado al cliente.
• Puedes hacer clic en "Verificar en DIAN" para consultar el estado en el catálogo oficial.

Estados DIAN

Enviar factura por correo

Desde la sección DIAN del documento, presiona "Enviar por correo". El cliente recibirá un correo profesional con el detalle de la factura y, si está disponible, el CUFE para verificar en la DIAN.

Facturas POS y DIAN

Las ventas registradas desde el Punto de Venta (POS) también se envían automáticamente a DIAN si la facturación electrónica está habilitada.

Preguntas frecuentes DIAN

¿Qué es Factus? Factus es un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN que actúa como intermediario para el proceso de validación de facturas electrónicas. Nexor lo usa para enviar las facturas en formato UBL 2.1.

¿Necesito crear cuenta en Factus? Sí. Debes registrarte en Factus, configurar tu resolución DIAN, y obtener tu API Key para ingresarla en Nexor.

¿Qué pasa si una factura es rechazada por DIAN? El estado cambia a "Rechazada". Revisa el motivo en la sección DIAN del documento (dian_response) y usa el botón "Reenviar a DIAN" después de corregir el problema.

¿La facturación electrónica es obligatoria? Depende del tipo de contribuyente. Consulta con tu contador si debes estar facturando electrónicamente.

13. Cartera y Tesorería

Cartera — Cuentas por Cobrar y por Pagar

¿Qué es el módulo de Cartera?

El módulo de Cartera te permite gestionar los saldos pendientes con clientes (cuentas por cobrar) y con proveedores (cuentas por pagar), llevar un control de antigüedad de cartera (aging) y registrar los cobros y pagos realizados.

Cuentas por Cobrar

¿Qué documentos aparecen?

Solo aparecen las facturas de venta que están en estado emitida (pendientes de pago). Cuando una factura se paga completamente, cambia automáticamente a pagada y deja de aparecer en la lista.

Aging — Antigüedad de cartera

Cada factura se clasifica según cuántos días lleva vencida:

Filtros disponibles

• Por cliente: muestra solo las facturas de un cliente específico
• Por vencimiento: muestra solo las facturas en un rango de antigüedad
• Ver por cliente: agrupa las facturas por cliente con subtotales

Registrar un cobro

1. Ubica la factura en la tabla
2. Haz clic en Registrar cobro
3. Ingresa el monto recibido, la fecha, el método de pago y la referencia
4. Haz clic en Registrar cobro

Si el monto total recibido (sumando todos los cobros de esa factura) es igual o mayor al total de la factura, el sistema la marca automáticamente como pagada.

Exportar PDF

Haz clic en Exportar PDF para imprimir o guardar el aging report actual (respeta los filtros aplicados).

Cuentas por Pagar

Funciona igual que las cuentas por cobrar, pero para órdenes de compra pendientes (en estado enviada o parcial).

Registrar un pago

1. Ubica la orden de compra en la tabla
2. Haz clic en Registrar pago
3. Ingresa el monto, la fecha, el método y la referencia
4. Haz clic en Registrar pago

Recibos de Caja

Los recibos de caja son los documentos que certifican el ingreso de dinero. Se numeran automáticamente como CR-AAAA-NNNN.

Ver recibos

Ve a Cartera → Recibos de caja para ver el historial completo y registrar nuevos recibos independientes (sin asociar a una factura específica).

Crear un recibo independiente

Útil cuando recibes un pago que no está directamente vinculado a una sola factura (por ejemplo, un abono general de un cliente).

Comprobantes de Egreso

Los comprobantes de egreso documentan las salidas de dinero. Se numeran automáticamente como EG-AAAA-NNNN.

Ver comprobantes

Ve a Cartera → Comprobantes de egreso para ver el historial y registrar nuevos egresos.

Días de crédito

Al crear una factura de venta o una orden de compra, puedes especificar los días de crédito:

• Contado (0 días): vence el mismo día
• 30 días: vence 30 días después de la fecha del documento
• 60 días: vence 60 días después
• 90 días: vence 90 días después

La fecha de vencimiento se calcula automáticamente según los días de crédito seleccionados.

Alertas automáticas

El sistema genera alertas automáticas cuando:

• Una factura lleva más de 1 día vencida → alerta de factura vencida (naranja)
• Una factura lleva más de 60 días vencida → alerta de cartera crítica (roja)

Las alertas aparecen en el panel de alertas del dashboard.

Anulación de documentos

Anular un recibo de caja

Si registraste un cobro por error, puedes anularlo desde Recibos de caja:

1. Ve a Cartera → Recibos de caja
2. Ubica el recibo a anular
3. Haz clic en Anular (solo visible para administradores)
4. Confirma la acción

Efectos de la anulación:

• El recibo queda marcado con una tachadura roja y badge "Anulado"
• Ya no se cuenta en los totales ni en "Cobrado este mes"
• Si la factura asociada estaba marcada como pagada, el sistema recalcula el total cobrado. Si ya no está cubierta, la factura vuelve a estado emitida automáticamente

Anular un comprobante de egreso

1. Ve a Cartera → Comprobantes de egreso
2. Ubica el comprobante a anular
3. Haz clic en Anular (solo visible para administradores)
4. Confirma la acción

El comprobante queda con tachadura roja y no se incluye en los totales. No revierte ningún movimiento de inventario.

Anular una orden de compra

1. Abre la orden de compra desde Compras
2. Haz clic en Anular orden (disponible solo en órdenes en estado Borrador, Enviada o Parcial — no se pueden anular órdenes ya completamente Recibidas)
3. Confirma la acción

Efectos de la anulación:

• La orden pasa a estado Anulada
• Si la orden fue recibida parcialmente, el sistema revierte automáticamente los movimientos de inventario: descuenta las cantidades recibidas del stock y crea un movimiento de salida de reversión
• Los ítems de la orden tienen su quantity_received en 0

Convertir cotización a factura

Cuando un cliente aprueba una cotización emitida:

1. Abre la cotización desde Facturación
2. Haz clic en Convertir a Factura
3. Confirma la acción

Efectos:

• Se crea una nueva factura en estado Borrador con los mismos ítems y totales
• La cotización queda en estado Convertida (ya no es editable)
• El sistema te redirige automáticamente a la nueva factura para revisarla y emitirla

Notas sobre permisos

Preguntas frecuentes

¿Por qué no aparece una factura en Cartera? Solo aparecen facturas en estado emitida. Si ya fue marcada como pagada (manual o automáticamente), no aparecerá.

¿Puedo registrar pagos parciales? Sí. Registra el monto que recibiste. El sistema lo suma a los cobros anteriores de esa factura y solo la marca como pagada cuando el total acumulado cubre el valor completo.

¿Cómo imprimo un comprobante de un cobro individual? Ve a Recibos de caja, filtra o ubica el recibo y usa Exportar PDF.

¿Puedo registrar un cobro sin asociarlo a una factura? Sí, desde Recibos de caja → Nuevo recibo, puedes crear un recibo sin asociarlo a ninguna factura.

14. Producción PRO

Manual de Producción PRO — Nexor

¿Qué es el Módulo de Producción?

El Módulo de Producción gestiona el ciclo completo de fabricación: desde la definición de los productos y sus materiales (BOM) hasta la entrada del producto terminado al inventario, pasando por el control de costos (materia prima + mano de obra + costos indirectos), calidad y trazabilidad por lotes.

Conceptos clave

1. Planificación y Lista de Materiales (BOM)

Crear un producto de producción

1. Ve a Producción → Planificación / BOM.
2. Haz clic en + Nuevo producto.
3. Ingresa: nombre, SKU (código), unidad de medida, categoría, tiempo estándar de producción en minutos.
4. Activa la casilla Activo para que aparezca al crear órdenes.
5. Haz clic en Crear producto.

Configurar la BOM (materiales por unidad)

1. En la pestaña Productos y BOM, localiza el producto y haz clic en el ícono ▼ para expandir su BOM.
2. Haz clic en + Agregar material.
3. Selecciona el ítem del inventario y escribe la cantidad necesaria por unidad producida.
4. Repite para todos los insumos del producto.
5. El costo BOM por unidad se calcula automáticamente sumando cantidad × costo_unitario de cada insumo.

Alerta de stock: Si el stock disponible de un insumo es menor a la cantidad requerida, la fila aparece en rojo con el badge "Stock bajo".

Calendario de órdenes

La pestaña Calendario de Órdenes muestra todas las órdenes activas (planificadas y en proceso) con sus fechas y materiales con stock bajo. Usa esta vista para planificar cuándo lanzar nuevas órdenes según disponibilidad de materiales.

2. Crear una Orden de Producción

1. Ve a Producción → Órdenes y haz clic en + Nueva Orden.
2. Selecciona el producto de producción.
3. Ingresa la cantidad a producir.
4. Define la fecha de inicio y la fecha estimada de finalización.
5. (Opcional) Selecciona la bodega de salida desde donde se descontarán los materiales.
6. Haz clic en Crear Orden.

Lo que sucede automáticamente al crear:

• Se genera el número de orden (OP-AAAA-NNNN).
• Se copian los materiales del BOM del producto a la orden como materiales planificados.
• La orden queda en estado Planificada.

3. Pestaña General — Estado y recursos

Cambiar el estado de la orden

Asignar recursos

Haz clic en + Agregar recurso para asignar máquinas, herramientas o espacios a la orden. Ingresa: tipo de recurso, nombre, cantidad y unidad. Los recursos son informativos; sirven para planificación de capacidad.

4. Pestaña Materiales — Consumo de insumos

Ver materiales planificados

La tabla muestra todos los insumos del BOM con:

• Cantidad planificada: calculada desde el BOM (cantidad BOM × unidades a producir).
• Cantidad consumida: lo que efectivamente se ha usado hasta ahora.
• Costo estimado: cantidad consumida × costo_precio del ítem en inventario.

Registrar consumo real

1. Haz clic en Registrar consumo junto al material.
2. Ingresa la cantidad real consumida.
3. Haz clic en Registrar.

Lo que sucede al registrar consumo:

• Se crea un movimiento de inventario tipo Salida para el ítem.
• El stock del ítem disminuye automáticamente en inventario (total y por bodega).
• Se actualiza la cantidad consumida en la tabla de la orden.

Nota: Puedes registrar consumo varias veces para el mismo material (ej. consumir en distintos turnos).

5. Pestaña Proceso / Etapas

Agregar una etapa

1. Haz clic en + Agregar etapa.
2. Ingresa: nombre de la etapa (ej. "Corte"), descripción, horas planificadas y tarifa por hora de mano de obra.
3. Haz clic en Guardar etapa.

Las etapas se ordenan secuencialmente. Puedes tener tantas como necesites.

Marcar etapa como completada

1. Ingresa las horas reales empleadas en la etapa.
2. Haz clic en Marcar completada.

El costo de mano de obra de la etapa se calcula como horas reales × tarifa por hora.

Cálculo de costo de mano de obra

El costo total de MO de la orden es la suma de horas reales × tarifa/hora de todas las etapas completadas.

6. Pestaña Costos — Resumen MP + MO + CIF

La pestaña Costos muestra el desglose completo en tiempo real:

Agregar costos indirectos (CIF)

1. Haz clic en + Agregar costo indirecto.
2. Selecciona la categoría: Energía, Arriendo, Mantenimiento u Otros.
3. Ingresa la descripción y el monto.
4. Haz clic en Agregar.

7. Pestaña Control de Calidad — Lotes e inspecciones

Crear un lote

Los lotes permiten dar trazabilidad a partes de la producción (ej. diferentes corridas, diferentes fechas).

1. Haz clic en + Nuevo lote.
2. Ingresa: número de lote, fecha de producción, fecha de vencimiento (opcional) y notas.
3. El lote inicia en estado En Proceso.

Estados de lote

Registrar una inspección de calidad

1. Haz clic en + Nueva inspección.
2. Ingresa: cantidad inspeccionada, cantidad aprobada, cantidad rechazada, resultado (Aprobado / Rechazado / Con observaciones), inspector y notas.
3. Haz clic en Registrar inspección.

8. Completar una Orden de Producción

Cuando la fabricación está lista:

1. Ve a la pestaña General de la orden.
2. Haz clic en Completar Orden.
3. Ingresa la cantidad producida (puede ser diferente a la planificada si hubo merma o sobreproducción).
4. Confirma la acción.

Lo que sucede automáticamente al completar:

1. La orden pasa al estado Completada con la fecha y hora actual.
2. Se calcula el costo real total (MP consumida + MO de etapas + CIF registrado).
3. Se crea un movimiento de inventario tipo Entrada para el producto terminado:
   • El nombre del artículo en inventario debe coincidir con el nombre del producto de producción.
   • El stock total y por bodega del artículo aumentan con la cantidad producida.
   • El costo unitario de la entrada se registra como costo total ÷ cantidad producida.
4. Integración con Costos (best-effort): Si existe un centro de costos con nombre que contenga "producción" en el módulo de Costos, el sistema registra automáticamente el costo total de la orden en ese centro.

Importante: Para que el stock del producto terminado se actualice, debe existir un ítem en el Inventario con el mismo nombre que el producto de producción.

9. Pestaña Seguimiento — KPIs y recursos

La pestaña Seguimiento muestra:

• KPIs en tiempo real:

  • Progreso: % de materiales consumidos vs planificados
  • Rendimiento: horas reales vs horas planificadas en etapas
  • Calidad: % de unidades aprobadas vs inspeccionadas

• Recursos asignados: lista de máquinas, herramientas y espacios.

• Lotes activos: estado actual de cada lote de producción.

10. Integración con otros módulos

11. Permisos

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si el producto terminado no aparece en inventario al completar? El artículo en Inventario debe tener exactamente el mismo nombre que el producto de producción. Si no existe, créalo primero en Inventario → Nuevo Producto.

¿Puedo registrar consumo de materiales que no están en el BOM? El formulario de consumo solo muestra los materiales del BOM de la orden. Si necesitas consumir un insumo adicional, agrégalo a la BOM del producto o registra una salida manual en el módulo de Inventario.

¿Puedo editar la cantidad planificada de un material en la orden? Actualmente no. La cantidad planificada viene directamente del BOM. Ajusta el BOM si el estándar cambió.

¿Cómo se calcula el costo si no hay etapas registradas? Solo se cuenta la materia prima consumida más los CIF. El costo de mano de obra será $0 hasta que registres horas en las etapas.

¿Qué pasa si cancelo una orden? La orden pasa a estado Cancelada. Los consumos de materiales ya registrados NO se revierten automáticamente. Si hay materiales consumidos, registra una entrada manual en inventario para devolverlos.

12. Reportes de Producción

Exportar consumo de materiales a Excel

1. Abre la orden de producción y ve a la pestaña Materiales.
2. Haz clic en Exportar Excel.
3. El archivo .xlsx incluye: código del ítem, nombre, cantidad planificada, cantidad consumida, diferencia y costo estimado.
4. Útil para auditar el consumo real vs. planificado y detectar desperdicios.

Reporte de producción (PDF / Imprimir)

1. Desde el listado de órdenes o el detalle de una orden, haz clic en Imprimir / PDF.
2. El reporte incluye: número de orden, producto, fechas, estado, materiales consumidos, etapas, costos (MP + MO + CIF) y costo unitario final.
3. Firma el reporte como evidencia de producción completada.

Reporte ejecutivo de Producción

Ve a Reportes → Producción para un resumen ejecutivo del módulo:

• KPIs: órdenes completadas, en proceso, atrasadas y tasa de cumplimiento.
• Tabla de órdenes activas con estado, producto, cantidad y fechas.
• Las órdenes con fecha estimada vencida aparecen destacadas en rojo.
• Exportable a Excel con botón Exportar Excel en la esquina superior derecha.

15. Costos

Manual de Costos — Nexor

¿Para qué sirve el Módulo de Costos?

El Módulo de Costos permite a cualquier tipo de empresa (manufacturera, comercial, de servicios) calcular y monitorear sus costos de producción o prestación de servicios. Incluye:

• Centros de costo: agrupaciones de costos por departamento, proyecto, producto o servicio.
• Tipos de costo: clasificación por categoría (directo/indirecto) y comportamiento (fijo/variable/semivariable).
• Registro de costos: entrada mensual de costos por centro y tipo.
• Productos y márgenes: ficha de costo unitario con margen de utilidad automático.
• Punto de equilibrio: cálculo del volumen de ventas necesario para cubrir todos los costos.

1. Centros de Costo

Un centro de costo es una unidad organizativa a la que se le asignan costos. Ejemplos: Producción, Administración, Ventas, Proyecto X.

Crear un centro de costo

1. Ve a Costos → Centros de Costo.
2. Haz clic en + Nuevo centro.
3. Ingresa el nombre y selecciona el tipo: Departamento, Proyecto, Producto, Servicio u Otro.
4. (Opcional) agrega una descripción.
5. Haz clic en Crear centro.

El monto mensual de cada centro se actualiza automáticamente con cada registro de costo.

Ver desglose por tipo

Haz clic en un centro de costo para ver el desglose del mes actual:

• Por categoría: costos directos vs. indirectos.
• Por comportamiento: fijos vs. variables vs. semivariables.

2. Tipos de Costo

Los tipos de costo describen qué clase de gasto es. Antes de registrar costos, debes crear al menos un tipo.

Categorías

Comportamientos

Crear un tipo de costo

1. En la pestaña Centros de Costo, haz clic en + Nuevo tipo.
2. Ingresa el nombre (ej. "Mano de Obra Directa"), selecciona categoría y comportamiento.
3. Opcionalmente, especifica la unidad de medida (hora, kg, m²).
4. Haz clic en Crear tipo.

3. Registro de Costos

La pestaña Registro de Costos muestra todos los costos del período seleccionado.

Registrar un costo manual

1. Selecciona el mes y año en los filtros.
2. Haz clic en + Registrar costo.
3. Elige el centro de costo, el tipo de costo, el período y el monto.
4. Opcionalmente, agrega cantidad y descripción.
5. Haz clic en Registrar.

Importar costos de otros módulos

↓ Nómina: Suma el total de nómina neta pagada en el período y lo registra como costo.

↓ Inventario: Suma el costo de las salidas de inventario del período (movimientos tipo "salida").

↓ Presupuesto: Suma el total ejecutado del presupuesto del año seleccionado.

Para cada importación debes seleccionar el centro y tipo de costo al que se asignarán los datos importados.

Comparativo mensual

La barra de resumen muestra el total del período seleccionado vs. el mes anterior, con el porcentaje de variación (rojo si aumentó, verde si disminuyó).

4. Productos y Márgenes

Esta pestaña calcula el costo unitario de cada producto o servicio y su margen de utilidad.

Estructura de costos

Semáforo de márgenes

• 🟢 Verde: margen > 30% — saludable
• 🟡 Amarillo: margen 10–30% — aceptable, monitorear
• 🔴 Rojo: margen < 10% — crítico, riesgo de pérdida

Alerta automática: si algún producto tiene margen < 10%, el sistema genera una alerta de tipo margen_critico en el módulo de Alertas.

Barra de estructura de costos

Muestra visualmente qué proporción del precio de venta corresponde a cada componente de costo y al margen.

5. Punto de Equilibrio

El punto de equilibrio es el volumen de ventas (en unidades o en pesos) en el que los ingresos cubren exactamente los costos totales. Por encima del PE hay utilidad; por debajo hay pérdida.

Fórmulas

Margen de contribución = Precio de venta/u. − Costo variable/u.
Punto de equilibrio (unidades) = Costos fijos / Margen de contribución
Ingreso en PE = PE (unidades) × Precio de venta/u.

Crear un análisis de PE

1. Haz clic en + Nuevo análisis.
2. Ingresa un nombre descriptivo (ej. "Línea principal 2026").
3. Completa los datos:
   • Costos fijos totales: suma de todos los costos fijos del período.
   • Costo variable por unidad: costo que varía con cada unidad producida/vendida.
   • Precio de venta por unidad: precio al cliente.
4. El sistema calcula automáticamente el PE en unidades y en ingresos.
5. Agrega notas si es necesario.

Gráfica del PE

Al expandir un análisis, verás una gráfica con:

• 🔴 Línea de costos fijos: horizontal, constante independiente del volumen.
• 🟠 Línea de costo total: empieza en los costos fijos y sube con las unidades.
• 🟢 Línea de ingresos: empieza en cero y sube más rápido que el costo total si hay margen.
• Punto verde (PE): intersección de ingresos y costo total.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio usar todos los módulos? No. Puedes usar solo los que necesitas: solo centros de costo para control de gastos, o solo punto de equilibrio para análisis financiero.

¿Qué pasa si el margen de contribución es negativo o cero? No hay punto de equilibrio posible (cada unidad vendida genera pérdida). El sistema lo indica en la vista.

¿Cómo se relaciona esto con el módulo de Presupuestos? Los presupuestos controlan el gasto planificado vs. ejecutado. El módulo de costos analiza la estructura de costos por unidad producida. Son complementarios.

¿Puedo editar un registro de costo después de crearlo? Actualmente puedes eliminarlo y crear uno nuevo. La edición inline estará disponible en una versión futura.

6. Exportación a Excel

Todas las pestañas del módulo de Costos permiten exportar sus datos a Excel para análisis externo o presentación a gerencia.

Exportar cada vista

Cómo exportar:

1. Ve a la pestaña que deseas exportar.
2. Haz clic en Exportar Excel (parte superior derecha de la tabla).
3. Se descarga un archivo .xlsx con el nombre de la empresa y la fecha de exportación.

Tip: exporta el registro de costos mensualmente y compáralo con el estado de resultados de Finanzas para validar que todos los costos estén correctamente clasificados.

16. Contabilidad NIIF (incluye Conciliación Bancaria)

Manual de Contabilidad — Nexor

¿Para qué sirve el Módulo de Contabilidad?

El Módulo de Contabilidad lleva la contabilidad formal de la empresa bajo el Plan Único de Cuentas (PUC) de Colombia, con registro de comprobantes contables por partida doble, los libros oficiales, los estados financieros bajo NIIF, el cierre contable y los reportes tributarios (retenciones, IVA):

• Plan de Cuentas: catálogo PUC jerárquico (clase → grupo → cuenta → subcuenta).
• Comprobantes Contables: de ingreso, egreso, diario y ajuste — con partida doble validada.
• Libro Diario / Libro Mayor / Auxiliar Contable: los movimientos contabilizados vistos cronológicamente, por cuenta y en detalle.
• Balance de Prueba: generado automáticamente a partir de los comprobantes propios de la empresa.
• Estados Financieros NIIF: Balance General, Estado de Resultados, Flujo de Efectivo y Notas.
• Cierre Contable: bloquea un período y transfiere el resultado a patrimonio.
• Retenciones en la Fuente y Libro de IVA: reportes listos para la declaración ante la DIAN.
• Asientos automáticos: varios módulos de Nexor (Facturación, POS, Compras, Cartera, Nómina, Producción, Costos) generan su propio comprobante contable sin intervención manual.

Este módulo es independiente del módulo Análisis Financiero (que sirve para cargar balances y analizar indicadores), y está pensado para llevar la contabilidad transaccional real de la empresa.

1. Plan de Cuentas

Antes de registrar cualquier comprobante necesitas un plan de cuentas.

Crear el plan de cuentas

1. Ve a Contabilidad → Plan de Cuentas.
2. Haz clic en Crear plan de cuentas PUC Colombia.
3. Nexor crea automáticamente el catálogo estándar (clases 1 a 9, grupos y las cuentas de uso más frecuente para PYMES).

Esta acción solo se puede hacer una vez: si la empresa ya tiene cuentas, el botón no aparece.

Agregar una cuenta manual

Si necesitas una subcuenta que no viene en el catálogo estándar (por ejemplo, una cuenta bancaria específica):

1. Haz clic en + Nueva cuenta.
2. Ingresa el código PUC (ej. 111010 para un banco específico), el nombre, la clase contable y la naturaleza (débito o crédito).
3. Nexor detecta automáticamente el nivel jerárquico y la cuenta padre según la longitud del código.

Niveles del PUC

Solo las cuentas de nivel "Cuenta" y "Subcuenta" pueden usarse en las líneas de un comprobante.

Activar / inactivar una cuenta

Haz clic en el badge de estado de una cuenta para activarla o inactivarla. Las cuentas inactivas no aparecen en el selector de comprobantes nuevos.

2. Comprobantes Contables

Un comprobante es el documento que registra un movimiento contable mediante partida doble: la suma de los débitos siempre debe ser igual a la suma de los créditos.

Tipos de comprobante

El número se genera automáticamente por tipo, por año y por empresa.

Crear un comprobante

1. Ve a Contabilidad → Comprobantes → + Nuevo comprobante.
2. Elige el tipo, la fecha y escribe el concepto general.
3. Agrega al menos 2 líneas: para cada línea selecciona la cuenta y digita el valor en Débito o en Crédito (nunca ambos en la misma línea).
4. Nexor muestra en tiempo real si la partida está cuadrada. No puedes guardar si los totales no coinciden.
5. Haz clic en Guardar comprobante. Queda en estado Borrador.

Estados de un comprobante

• Borrador: editable y eliminable. Aún no afecta el Libro Diario ni el Libro Mayor.
• Contabilizado: al hacer clic en Contabilizar, el comprobante queda fijo y sus movimientos aparecen en los libros. Ya no se puede editar ni eliminar.
• Anulado: un comprobante contabilizado se puede anular (no eliminar) para conservar el rastro de auditoría; sus movimientos dejan de contarse en los libros.

Editar o eliminar

Solo los comprobantes en Borrador se pueden editar o eliminar, desde el botón correspondiente en el detalle del comprobante.

3. Libro Diario

Contabilidad → Libro Diario muestra todos los comprobantes contabilizados dentro de un rango de fechas, en orden cronológico, con el detalle de cada línea (cuenta, descripción, tercero, débito, crédito).

1. Selecciona el rango Desde / Hasta.
2. Haz clic en Consultar.
3. Usa Exportar PDF para imprimir o guardar el reporte.

Al final se muestra el total de débitos y créditos del período — deben coincidir siempre, ya que solo se incluyen comprobantes cuadrados y contabilizados.

4. Libro Mayor

Contabilidad → Libro Mayor muestra los saldos acumulados por cuenta.

Vista resumen

Por defecto se muestra un resumen con todas las cuentas que tuvieron movimiento en el rango de fechas seleccionado: total débitos, total créditos y saldo.

Vista de detalle por cuenta

Haz clic en cualquier cuenta del resumen (o selecciónala en el filtro) para ver:

• El saldo inicial (todo el movimiento anterior a la fecha "Desde").
• Cada movimiento cronológico con el comprobante de origen.
• El saldo corrido después de cada movimiento.

El saldo se calcula según la naturaleza de la cuenta: en cuentas de naturaleza débito (activos, gastos, costos) el saldo aumenta con los débitos; en cuentas de naturaleza crédito (pasivos, patrimonio, ingresos) aumenta con los créditos.

5. Balance de Prueba

Contabilidad → Balance de Prueba se genera automáticamente a partir de los comprobantes contabilizados o cerrados de la empresa — ya no requiere importar un Excel externo.

1. Selecciona el rango Desde / Hasta.
2. Nexor calcula para cada cuenta: saldo anterior (todo el movimiento antes de "Desde"), débitos y créditos del período, y saldo actual.
3. El árbol respeta la jerarquía real del Plan de Cuentas (clase → grupo → cuenta → subcuenta); las cuentas padre muestran la suma de sus subcuentas.
4. Un aviso indica si los débitos y créditos totales cuadran.
5. Usa Exportar Excel o Exportar PDF para el reporte.

6. Estados Financieros NIIF

Contabilidad → Estados Financieros presenta cuatro pestañas, todas calculadas en vivo a partir de los comprobantes contabilizados o cerrados:

Balance General

Selecciona una fecha de corte. Muestra Activo (corriente y no corriente), Pasivo (corriente y no corriente) y Patrimonio, clasificados automáticamente según el grupo PUC de cada cuenta (ej. disponible, deudores e inventarios son corrientes). Incluye la utilidad del período dentro del patrimonio y valida que Activo = Pasivo + Patrimonio.

Estado de Resultados

Selecciona un rango Desde / Hasta. Muestra ingresos operacionales y no operacionales, costo de ventas, gastos operacionales y no operacionales, con los subtotales: utilidad bruta, utilidad operacional y utilidad antes de impuestos.

Flujo de Efectivo

Selecciona un rango Desde / Hasta. A partir de los movimientos en las cuentas de Caja (1105) y Bancos (1110), clasifica cada comprobante en actividades de operación, inversión (contrapartida en activos no corrientes) o financiación (contrapartida en obligaciones financieras o patrimonio), y muestra el saldo inicial, el cambio neto y el saldo final de efectivo.

Notas a los Estados Financieros

Campo de texto libre para documentar las políticas contables aplicadas (base de medición, método de depreciación, reconocimiento de ingresos, etc.). Solo los roles con permiso de escritura pueden guardarlas.

7. Cierre Contable

Contabilidad → Inicio → Cierre Contable cierra formalmente un período (mensual o anual).

Cuándo hacerlo

Al final de cada período contable, una vez que todos los comprobantes del rango están contabilizados y verificados (por ejemplo, después de revisar el Balance de Prueba y que débitos = créditos).

Qué hace el cierre

1. Selecciona el rango Desde / Hasta del período a cerrar.
2. Nexor calcula el saldo neto de todas las cuentas de ingresos, gastos, costos de ventas y costos de producción dentro del período.
3. Genera un asiento de cierre (tipo Ajuste) que lleva cada cuenta de resultado a cero y transfiere la utilidad o pérdida neta a la cuenta 3605 — Utilidad del Ejercicio (patrimonio).
4. Todos los comprobantes contabilizados del período pasan al estado Cerrado.

Qué pasa con los comprobantes cerrados

Un comprobante en estado Cerrado ya no se puede editar, anular ni volver a incluir en otro cierre — queda fijo como parte del período cerrado. Los períodos cerrados no pueden traslaparse con otro cierre existente.

⚠️ El cierre es irreversible. Verifica el Balance de Prueba y los Estados Financieros antes de cerrar.

8. Retenciones en la Fuente

Contabilidad → Retenciones consulta todos los movimientos de la cuenta 2365 — Retención en la Fuente por Pagar contabilizados en el período, agrupados por tipo: servicios, compras, honorarios y arrendamientos.

• Para cada movimiento se muestra el tercero, la base gravable estimada, la tarifa de referencia y el valor retenido.
• La tarifa mostrada es una tarifa estándar de referencia por tipo (no se almacena la tarifa real de cada operación); verifica siempre la tarifa aplicada antes de declarar ante la DIAN.
• Se muestran subtotales por tipo y el total general de retenciones practicadas.
• Usa Exportar Excel (DIAN) para preparar la información de la declaración, o Exportar PDF para imprimir.

9. Libro de IVA

Contabilidad → Libro IVA calcula el IVA generado y descontable del período, con selector de bimestre (Ene-Feb, Mar-Abr, May-Jun, Jul-Ago, Sep-Oct, Nov-Dic) según el calendario de declaración de IVA en Colombia.

• IVA Generado (ventas): movimientos crédito en la cuenta 2408 — Impuesto a las Ventas por Pagar.
• IVA Descontable (compras): movimientos débito en la cuenta 2408, más movimientos en la cuenta 1355 — Anticipo de Impuestos.
• IVA Neto: Generado − Descontable. Si es positivo, es el valor a pagar a la DIAN; si es negativo, es saldo a favor.
• Usa Exportar Excel (DIAN) o Exportar PDF para el reporte del bimestre.

10. Auxiliar Contable

Contabilidad → Auxiliar permite consultar el detalle cronológico de movimientos de una sola cuenta del Plan de Cuentas.

1. Busca la cuenta por código o nombre en el campo de búsqueda.
2. Selecciona el rango Desde / Hasta.
3. Haz clic en Consultar para ver cada movimiento (fecha, comprobante, descripción, tercero, débito, crédito) con el saldo corrido.
4. Usa Exportar Excel o Exportar PDF para el reporte de la cuenta.

11. Asientos Automáticos entre Módulos

Nexor genera comprobantes contables automáticamente cuando ocurren ciertos eventos en otros módulos, para que no tengas que registrarlos manualmente. Estos comprobantes quedan directamente en estado Contabilizado y aparecen en el Libro Diario, Libro Mayor y Auxiliar con su módulo de origen.

Si la empresa aún no tiene plan de cuentas o le falta alguna cuenta PUC estándar, el asiento automático simplemente no se genera (queda registrado como advertencia interna) — esto nunca bloquea la operación original en el módulo de origen.

12. Conciliación Bancaria

Contabilidad → Conciliación Bancaria permite comparar los movimientos que reporta el banco contra los comprobantes contables ya registrados en Nexor, cuenta por cuenta.

Cuentas bancarias

1. Haz clic en + Nueva cuenta bancaria.
2. Completa nombre de la cuenta, banco, número de cuenta, tipo (corriente o ahorros) y moneda.
3. Indica la cuenta PUC vinculada (por defecto 1110 — Bancos). Nexor usa esta cuenta para buscar los comprobantes contables de la empresa que corresponden a esa cuenta bancaria.
4. Cada tarjeta de cuenta muestra el saldo actual y el estado de la última conciliación (Conciliado / Pendiente).

Estados de cuenta (extractos)

Dentro de una cuenta bancaria, haz clic en + Nuevo estado de cuenta para registrar un extracto:

• Fecha del extracto, mes y año del período.
• Saldo inicial y saldo final según el banco.

Cada estado de cuenta creado abre automáticamente la pantalla de conciliación de ese período.

Importar transacciones (CSV/Excel)

1. Dentro de la conciliación de un período, haz clic en 📤 Importar CSV/Excel.
2. El archivo debe tener columnas de fecha y descripción como mínimo (acepta encabezados en español o inglés: fecha/date, descripción/description, débito/debit, crédito/credit, saldo/balance).
3. Nexor crea una transacción bancaria por cada fila y calcula automáticamente los emparejamientos posibles.

También puedes usar + Agregar transacción manual para registrar un movimiento individual sin archivo.

Auto-match (emparejamiento automático)

Al importar transacciones, Nexor busca automáticamente comprobantes contables (contabilizados o cerrados) de la cuenta PUC vinculada cuyo valor coincida exactamente con la transacción bancaria y cuya fecha esté dentro de una ventana de 3 días. Si encuentra una coincidencia única y disponible, la marca como conciliada de inmediato.

Emparejar y desemparejar manualmente

Para las transacciones que no quedaron emparejadas automáticamente:

1. Haz clic en Emparejar sobre la transacción bancaria (columna izquierda).
2. Selecciona Usar esta línea sobre el comprobante correspondiente en el panel de la derecha (Comprobantes contables).
3. Si el emparejamiento fue incorrecto, haz clic en Desemparejar para deshacerlo.

Cerrar la conciliación

El panel superior muestra Saldo según banco, Saldo según libros y la Diferencia entre ambos.

• El botón Cerrar conciliación solo se habilita cuando la diferencia es cero (con tolerancia de un centavo).
• Al cerrar, el estado de cuenta queda marcado como Conciliado y ya no admite más cambios.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo contabilizar un comprobante? Verifica que tenga al menos 2 líneas y que la suma de débitos sea igual a la suma de créditos.

¿Puedo eliminar un comprobante contabilizado? No. Para mantener el rastro de auditoría, un comprobante contabilizado solo se puede anular, nunca eliminar.

¿Qué pasa si anulo un comprobante por error? La anulación es definitiva en Fase 1: no se puede revertir. Si necesitas corregirlo, crea un nuevo comprobante de ajuste.

¿Por qué no puedo cerrar una conciliación bancaria? El botón Cerrar conciliación se deshabilita mientras el saldo según el banco y el saldo según libros no coincidan. Revisa las transacciones sin emparejar (resaltadas en amarillo) en ambos paneles.

17. Portal del Empleado

Portal del Empleado — Nexor

El Portal del Empleado es un espacio de autoservicio en /empleado, independiente del panel administrativo, donde cada colaborador consulta su propia información laboral: perfil, nómina, vacaciones, documentos y evaluaciones de desempeño.

¿Quién puede acceder?

Solo los usuarios con rol colaborador, previamente vinculados a un registro de empleado en RR.HH. por un administrador. Si tu usuario no está vinculado a ningún empleado, verás un aviso pidiendo que contactes al administrador de tu empresa.

Cómo usar: Iniciar sesión

1. Ingresa a Nexor por la misma pantalla de Login que usan los demás usuarios de tu empresa, con tu correo y contraseña.
2. Si tu rol es colaborador, Nexor te redirige automáticamente a /empleado en lugar del dashboard administrativo.
3. Para cerrar sesión, usa el botón Cerrar sesión en la parte superior derecha del portal.

Cómo usar: Inicio

La página de inicio (/empleado) muestra un resumen rápido:

• Tu cargo y departamento.
• Tus días de vacaciones disponibles (acumulados menos usados).
• El estado de tu vínculo laboral (activo, inactivo, etc.).
• Accesos directos a Mi Perfil, Nómina, Vacaciones y Documentos.

Cómo usar: Mi Perfil

En Mi Perfil (/empleado/perfil) puedes consultar tu información personal y laboral registrada: nombre completo, cargo, departamento, fecha de ingreso, tipo y número de documento, y estado.

Esta información es de solo lectura. Si necesitas corregir algún dato, contacta al equipo de RR.HH. de tu empresa.

Cómo usar: Nómina

En Nómina (/empleado/nomina) encuentras el historial de todos tus períodos de nómina pagados.

1. Selecciona un período en la lista de la izquierda para ver su detalle.
2. El desprendible de pago muestra:
   • Ingresos: salario base, auxilio de transporte, horas extra, bonificaciones y otros devengados del período.
   • Deducciones: salud, pensión y otras deducciones aplicadas.
   • Neto a pagar destacado al final.
3. Haz clic en 🖨️ Descargar desprendible PDF para imprimir o guardar el comprobante de ese período.

Cómo usar: Vacaciones

En Vacaciones (/empleado/vacaciones) puedes consultar tu saldo y solicitar nuevos días de descanso.

Consultar tu saldo

La parte superior muestra tres indicadores: días acumulados, días usados y días disponibles (acumulados menos usados).

Solicitar vacaciones

1. Haz clic en + Solicitar vacaciones.
2. Selecciona la fecha de inicio y la fecha de fin. Nexor calcula automáticamente los días solicitados.
3. Agrega un motivo opcional y haz clic en Enviar solicitud.
4. La solicitud no puede exceder tus días disponibles; si lo hace, Nexor te muestra el saldo real antes de enviarla.
5. Tu solicitud queda en estado Pendiente hasta que un manager o admin la apruebe o la rechace desde RR.HH. → Novedades. Verás el estado actualizado (Pendiente, Aprobada o Rechazada) en la tabla de tus solicitudes.

Cómo usar: Documentos

En Documentos (/empleado/documentos) encuentras los contratos, certificados y otros archivos que RR.HH. haya asociado a tu nombre. Haz clic en Descargar sobre cualquier documento para abrirlo.

Si no ves un documento que esperabas, contacta a RR.HH.: solo los documentos donde figuras como responsable aparecen en tu portal.

Cómo usar: Evaluaciones

En Evaluaciones (/empleado/evaluaciones) puedes revisar el historial de tus evaluaciones de desempeño:

• La calificación final (sobre 5) de cada evaluación, con su período y fecha.
• El detalle por criterio evaluado, si el evaluador lo registró.
• Comentarios u observaciones del evaluador, cuando existan.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo información al entrar al portal? Tu usuario de plataforma aún no está vinculado a un registro de empleado. Pide a un administrador que haga la vinculación desde la ficha del empleado en RR.HH.

¿Puedo editar mis datos personales desde el portal? No. El Portal del Empleado es de solo lectura para tu información de perfil. Cualquier corrección debe solicitarse a RR.HH.

¿Qué pasa si solicito más días de vacaciones de los que tengo disponibles? Nexor rechaza la solicitud y te muestra cuántos días tienes realmente disponibles.

¿Quién aprueba mi solicitud de vacaciones? Un manager o administrador de tu empresa, desde el módulo de RR.HH. → Novedades.

¿Puedo ver la información de otros empleados? No. El portal solo muestra tu propia información: nómina, vacaciones, documentos y evaluaciones de otros empleados nunca son visibles para un colaborador.

18. Mi Empresa y Usuarios

Mi Empresa y Usuarios

Este módulo centraliza la información corporativa de tu organización y la gestión de todos los usuarios que tienen acceso a la plataforma Nexor.

¿Qué hace este módulo?

• Registrar y actualizar los datos corporativos de la empresa
• Cargar el logotipo oficial
• Definir la actividad económica y configuración CIIU
• Configurar información sindical de la empresa
• Crear y gestionar usuarios (invitar, asignar roles, activar/desactivar)
• Controlar el acceso de cada usuario a módulos específicos
• Gestionar cambios sensibles con re-autenticación de seguridad

Roles con acceso

• Mi Empresa: solo accesible para usuarios con rol admin.
• Usuarios: visible para admin. Los usuarios con rol manager o user no pueden ver ni modificar otros usuarios.
• Los usuarios pueden editar su propio perfil (nombre, contraseña) desde la configuración personal.

Cómo usar: Datos corporativos

1. Ve a Mi Empresa en el menú lateral.
2. Encontrarás el formulario con información de la empresa:
   • Razón social: nombre legal completo de la empresa.
   • NIT: número de identificación tributaria (con dígito verificador).
   • Nombre comercial: nombre con el que opera la empresa (puede ser diferente a la razón social).
   • Dirección: dirección de la sede principal.
   • Ciudad y país: ubicación.
   • Teléfono y correo corporativo: datos de contacto principal.
   • Actividad económica (CIIU): código y descripción de la actividad principal.
   • Régimen tributario: simplificado, ordinario, especial, etc.
   • Representante legal: nombre del representante legal actual.
3. Haz clic en Guardar cambios para actualizar.

Cómo usar: Cargar logotipo

1. En la sección de Mi Empresa, localiza el área de Logotipo.
2. Haz clic en Cambiar logo o arrastra la imagen al área indicada.
3. Formatos aceptados: PNG, JPG, SVG (recomendado: PNG con fondo transparente).
4. Tamaño recomendado: 400 × 150 px o proporcional.
5. El logo aparece en el encabezado de los documentos exportados (nómina, reportes, etc.).

Cómo usar: Configuración sindical

Si tu empresa tiene sindicato o acuerdo colectivo, registra esta información:

1. En Mi Empresa, ve a la sección Configuración Sindical.
2. Activa la opción La empresa tiene sindicato.
3. Completa: nombre del sindicato, tipo (gremial, de industria, de empresa), número de afiliados y fecha del último acuerdo colectivo.
4. Esta información se usa en el módulo de RR.HH. para clasificar empleados afiliados.

Cómo usar: Gestión de usuarios

Ver todos los usuarios

1. Ve a Usuarios en el menú lateral.
2. Verás la lista completa de usuarios registrados con su correo, rol, estado y módulos habilitados.

Crear un nuevo usuario

1. Haz clic en Nuevo usuario.
2. Completa el formulario:
   • Correo electrónico: la dirección que usará para iniciar sesión.
   • Nombre completo: nombre visible en la plataforma.
   • Rol: elige entre admin, manager o user (ver descripción abajo).
   • Módulos habilitados: selecciona a qué módulos tendrá acceso este usuario.
3. Haz clic en Crear usuario.
4. El sistema envía un correo al nuevo usuario con el enlace de activación y creación de contraseña.

Roles disponibles

Activar o desactivar un usuario

1. En el listado de usuarios, haz clic en el usuario.
2. En la ficha del usuario, activa o desactiva el interruptor Usuario activo.
3. Un usuario desactivado no puede iniciar sesión pero conserva todos sus datos.
4. Nota de seguridad: cambiar el estado activo/inactivo requiere re-autenticación (ver más abajo).

Editar rol y módulos de un usuario

1. Abre la ficha del usuario.
2. Modifica el rol o activa/desactiva módulos según necesites.
3. Guarda los cambios.
4. Los cambios de rol tienen efecto inmediato en la próxima sesión del usuario.

Restablecer contraseña de un usuario

1. Abre la ficha del usuario.
2. Haz clic en Restablecer contraseña.
3. Confirma la acción (requiere re-autenticación).
4. El usuario recibirá un correo con el enlace para crear una nueva contraseña.

Re-autenticación para cambios sensibles

Para proteger datos críticos, ciertos cambios requieren que el admin confirme su propia contraseña antes de proceder:

Acciones que requieren re-autenticación:

• Cambiar el rol de un usuario
• Activar o desactivar un usuario
• Restablecer la contraseña de otro usuario
• Cambiar el NIT o razón social de la empresa

Proceso:

1. Al intentar realizar la acción, aparecerá un modal de confirmación.
2. Ingresa tu propia contraseña de acceso a Nexor.
3. Haz clic en Confirmar.
4. Si la contraseña es correcta, la acción se ejecuta.

Este mecanismo protege contra usos no autorizados en sesiones desatendidas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener más de un admin? Sí. Puede haber múltiples usuarios con rol admin. Se recomienda tener al menos dos en caso de que uno no esté disponible.

¿Qué pasa si desactivo el único admin? El sistema no permite desactivar al último admin activo para evitar quedarse sin acceso a la configuración.

¿Un usuario puede cambiar su propio rol? No. Solo un admin puede cambiar el rol de otro usuario. Un usuario no puede elevar sus propios permisos.

¿Los módulos deshabilitados son invisibles para el usuario? Sí. Los módulos a los que un usuario no tiene acceso no aparecen en su menú lateral.

¿Puedo eliminar un usuario permanentemente? Desactivar un usuario es la acción recomendada para conservar el historial. La eliminación permanente solo la puede gestionar soporte de Nexor.

¿El correo de bienvenida llega siempre? Depende del servidor de correo y filtros antispam. Si el usuario no recibe el correo, usa la opción "Restablecer contraseña" para reenviar el enlace.

Consejos y buenas prácticas

• Asigna el mínimo de permisos necesarios a cada usuario (principio de mínimo privilegio).
• Desactiva a los usuarios que se retiran de la empresa el mismo día de su salida.
• Revisa periódicamente los usuarios activos y sus módulos habilitados.
• Mantén actualizados los datos del NIT y razón social; aparecen en todos los documentos exportados.
• Usa el rol "manager" para líderes de área que necesitan crear registros pero no deben gestionar usuarios ni configuración global.

19. Panel de Superadministración

Panel de Superadministración

El panel de Superadministración es el área de control de la plataforma Nexor. Desde aquí se gestionan todas las empresas clientes, sus planes, sus usuarios y la configuración global del sistema.

¿Qué hace este módulo?

• Crear y configurar empresas clientes en la plataforma
• Asignar y cambiar planes de suscripción
• Gestionar usuarios de cada empresa (ver, editar, resetear contraseñas)
• Activar o desactivar empresas
• Ver estadísticas globales del panel

Acceso

Este panel es exclusivo para usuarios con rol superadmin. No es accesible para clientes ni usuarios regulares de las empresas.

Cómo usar: Panel de empresas

1. Inicia sesión con tu cuenta superadmin.
2. Serás redirigido automáticamente al panel en /superadmin.
3. Desde el panel principal verás un resumen de: total de empresas, empresas activas e inactivas.
4. Haz clic en Empresas en el menú para ver el listado completo.

Cómo usar: Crear una empresa

1. En el listado de empresas, haz clic en Nueva empresa.
2. Completa el formulario:
   • Nombre de la empresa: razón social o nombre comercial.
   • Slug (identificador único): nombre corto en minúsculas sin espacios (ej. mi-empresa-sas). Se usa en URLs internas.
   • Plan: selecciona el plan de suscripción (Starter, Business, Professional, Enterprise, Corporate, Local).
   • Estado: activa o inactiva.
3. Haz clic en Crear empresa.
4. La empresa queda registrada. El primer usuario admin de esa empresa debe crearse a continuación.

Cómo usar: Editar una empresa

1. En el listado de empresas, haz clic en el nombre de la empresa.
2. Podrás modificar:
   • Nombre y slug
   • Plan asignado
   • Estado (activa/inactiva)
3. Guarda los cambios.

Desactivar una empresa impide el acceso a todos sus usuarios. Los datos se conservan.

Cómo usar: Asignar o cambiar plan

1. Abre la ficha de la empresa.
2. En el campo Plan, selecciona el nuevo plan desde el desplegable.
3. Guarda. El cambio tiene efecto inmediato.

Los planes controlan qué módulos están disponibles para la empresa y cuántos usuarios puede tener activos.

Cómo usar: Gestionar usuarios de una empresa

1. En la ficha de la empresa, ve a la pestaña Usuarios.
2. Verás la lista de todos los usuarios registrados en esa empresa con su rol y estado.
3. Haz clic en un usuario para ver su detalle: correo, rol, módulos habilitados y último acceso.

Lo que puedes hacer desde aquí:

• Cambiar el rol del usuario (admin, manager, user, colaborador)
• Activar o desactivar el usuario
• Resetear la contraseña

Cómo usar: Resetear contraseña de un usuario

1. Abre la ficha del usuario dentro de la empresa correspondiente.
2. Haz clic en Resetear contraseña.
3. Confirma la acción.
4. Se enviará un correo al usuario con el enlace para crear una nueva contraseña.
5. El enlace tiene una vigencia de 24 horas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear usuarios superadmin desde el panel? No desde la interfaz gráfica. Los usuarios superadmin se crean directamente en la base de datos por el equipo técnico de Nexor para proteger el acceso.

¿Qué pasa con los datos de una empresa desactivada? Los datos se conservan completamente. La desactivación solo bloquea el acceso. Se puede reactivar en cualquier momento.

¿Puedo cambiar el slug de una empresa después de creada? El slug se puede editar, pero con precaución: si hay URLs guardadas externamente que usan el slug anterior, dejarán de funcionar.

¿Cómo sé qué plan tiene una empresa? En el listado de empresas, la columna Plan muestra el plan actual. También puedes verlo en la ficha de detalle.

¿Puedo ver los datos internos de una empresa (estrategia, finanzas, etc.)? No desde el panel de superadmin. El superadmin gestiona la plataforma pero no tiene acceso a los datos privados de cada empresa cliente — salvo mediante el Modo Soporte, que registra la impersonación con fines de soporte técnico y queda auditada en /superadmin/support-log.

Consejos y buenas prácticas

• Usa slugs descriptivos y cortos para las empresas (ej. acero-del-norte, consultora-xyz).
• Asigna el plan correcto desde el inicio para evitar limitaciones inesperadas al cliente.
• Desactiva empresas en lugar de eliminarlas para conservar el historial en caso de reactivaciones.
• Realiza un reset de contraseña solo cuando el cliente lo solicite explícitamente para evitar bloqueos accidentales.
• Revisa periódicamente empresas inactivas para mantener el panel organizado.

20. MINA — Asistente IA

MINA es el asistente de inteligencia artificial nativo de Nexor, disponible como panel flotante en todo el dashboard. A diferencia de un chatbot genérico, MINA responde preguntas usando el contexto real del módulo en el que se encuentra el usuario y los manuales de ayuda de la plataforma.

Cómo funciona:

• El botón flotante de MINA está disponible en todas las páginas del dashboard (print:hidden, no aparece en las vistas de impresión).
• Al enviar una pregunta, MINA identifica el módulo actual (ej. "Conciliación Bancaria", "Nómina Electrónica UGPP", "Portal del Empleado") y prioriza (boost) las secciones de manual relacionadas con ese módulo.
• Las respuestas se construyen a partir del contenido real de los manuales de ayuda (src/lib/manuals/*.md), no de conocimiento genérico externo — así las respuestas reflejan exactamente cómo funciona Nexor.
• Cada empresa tiene un límite mensual de consultas según su plan (mina_queries_used / mina_queries_limit); los planes Enterprise y superiores tienen consultas ilimitadas.
• Powered by BizmindIA, el motor de IA propio de Mindaxis.

Dónde se usa:

• El widget de chat (MinaWidget) en el dashboard administrativo.
• El motor de búsqueda contextual del Centro de Ayuda (/dashboard/ayuda), que también prioriza resultados según el módulo activo.

21. IA Transversal en Analytics

Más allá del chat de MINA, la inteligencia artificial de Nexor está incorporada directamente en el motor de análisis de datos (ver sección 11. Analytics PRO más arriba). El motor de observaciones automáticas aplica reglas de negocio específicas por módulo — margen neto en Finanzas, rotación de personal en RR.HH., tasa de conversión en CRM — y genera diagnósticos, detecta anomalías por Z-score, calcula correlaciones de Pearson, proyecta series de tiempo con regresión lineal, y prescribe planes de acción priorizados por impacto y esfuerzo. Esta capa de IA no depende de una API externa de lenguaje natural: son modelos estadísticos y reglas de negocio ejecutados sobre los datos reales y actualizados de cada empresa, por lo que los resultados son reproducibles, explicables y no requieren conectividad con terceros.

22. Backup y Seguridad

Backup por empresa: Nexor ejecuta un respaldo automático diario (cron a las 02:00 UTC) que genera un snapshot de los datos de cada empresa activa y lo sube a un bucket privado (company-backups). Desde el panel de superadmin se puede disparar un backup manual, ver el listado de backups con su estado (pendiente/completado/error) y descargar cualquier snapshot mediante una URL firmada con vigencia de una hora.

Seguridad de datos — Row Level Security (RLS): toda tabla de negocio en Nexor tiene políticas RLS de Postgres que filtran automáticamente por company_id y por rol. Esto significa que la separación entre empresas clientes no depende únicamente de que el código de la aplicación filtre correctamente — está garantizada a nivel de base de datos, incluso si una consulta tuviera un error de programación.

Re-autenticación para cambios sensibles: operaciones críticas como cambiar el rol de un usuario, activar/desactivar cuentas, resetear contraseñas ajenas o modificar el NIT/razón social de la empresa requieren que el administrador vuelva a confirmar su propia contraseña antes de ejecutar la acción.

Modo Soporte auditado: cuando un superadmin necesita entrar al panel de una empresa cliente para dar soporte técnico, la sesión queda registrada en support_sessions con quién, cuándo y por qué, visible en /superadmin/support-log. Un banner rojo persistente ("🛟 MODO SOPORTE") es visible en todo momento mientras la impersonación está activa, y solo puede finalizarse explícitamente.

23. Sistema de Licencias

Cada empresa cliente tiene una licencia asociada con un ciclo de vida controlado: activa, vencida, suspendida o en período de prueba. Al crear una empresa, Nexor genera automáticamente una licencia de prueba de 30 días.

Cron diario de verificación: un job programado revisa diariamente las licencias, marca como vencidas las que superaron su fecha de fin, y genera notificaciones automáticas en tres momentos: aviso a 7 días de vencer, aviso a 3 días de vencer, y aviso de vencimiento.

Banners en el dashboard: cuando una licencia está próxima a vencer o en período de gracia, el DashboardShell muestra un banner visible a todos los usuarios de la empresa con el estado exacto y los días restantes.

Panel de gestión: desde /superadmin/licencias, el equipo de Mindaxis puede ver el estado de todas las licencias del sistema, extender vigencias y gestionar el ciclo de vida completo por empresa.

PLANES Y MÓDULOS

PREGUNTAS FRECUENTES

1. ¿Qué es Nexor exactamente? Un ERP inteligente con IA, diseñado para PYMES latinoamericanas, que centraliza estrategia, finanzas, RR.HH., contabilidad, operaciones comerciales, producción y análisis de datos en una sola plataforma, con normativa colombiana (PUC, NIIF, DIAN, UGPP) incorporada de fábrica.

2. ¿Nexor es solo para empresas colombianas? El núcleo de cumplimiento normativo (PUC, nómina, DIAN, UGPP) está construido para Colombia, pero los módulos de gestión (Estrategia, Finanzas, CRM, Proyectos, Documentos, Legal, Analytics) sirven para cualquier empresa de la región, incluyendo soporte multi-moneda en Análisis Financiero.

3. ¿Cuántos planes hay y en qué se diferencian? Seis: Starter, Business, Professional, Enterprise, Corporate y Local. Escalan en número de módulos activos, límite de consultas a MINA, usuarios y, en el caso de Local, en instalación on-premise. Ver la tabla completa en PLANES Y MÓDULOS.

4. ¿Qué pasa si mi empresa crece y necesito más módulos? Puedes cambiar de plan en cualquier momento; el superadmin (o tu contacto comercial de Mindaxis) actualiza el plan de tu empresa y los módulos nuevos quedan disponibles de inmediato.

5. ¿Mis datos están seguros y separados de otras empresas? Sí. Nexor es multi-tenant con Row Level Security (RLS) a nivel de base de datos: cada consulta está filtrada automáticamente por company_id, garantizado por Postgres, no solo por el código de la aplicación.

6. ¿Nexor se puede instalar en mis propios servidores? Sí, mediante el plan Local: instalación on-premise vía Docker Compose con Supabase self-hosted, para empresas con requisitos de soberanía de datos.

7. ¿Qué es MINA y cómo se diferencia de un chatbot genérico? MINA es el asistente de IA nativo de Nexor. Responde con base en los manuales reales de la plataforma y el contexto del módulo donde está el usuario — no es un chatbot genérico entrenado con información externa.

8. ¿La facturación electrónica es válida legalmente ante la DIAN? Sí. Nexor integra Factus, un proveedor tecnológico habilitado oficialmente por la DIAN, que valida y asigna el CUFE a cada factura electrónica en formato UBL 2.1.

9. ¿La nómina cumple con la legislación laboral colombiana? Sí. Calcula automáticamente todos los recargos del Código Sustantivo del Trabajo (horas extra diurnas/nocturnas, dominicales, festivos), parafiscales (SENA, ICBF, CCF) y provisiones sociales (vacaciones, prima, cesantías, intereses a cesantías).

10. ¿Qué es la Nómina Electrónica UGPP y para qué sirve? Genera el reporte mensual de aportes a la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, calculado desde la nómina ya procesada, exportable en XML y Excel para radicación manual ante la UGPP.

11. ¿Cómo se conectan los módulos entre sí? A través de eventos de negocio: una factura genera automáticamente su asiento contable y descuenta inventario; una orden de producción completada actualiza inventario, costos y contabilidad; un período de nómina alimenta reportes y el asiento contable de nómina. No hay doble digitación.

12. ¿Necesito saber contabilidad para usar el módulo de Contabilidad? Se recomienda tener conocimientos contables básicos o el acompañamiento de un contador, ya que el módulo sigue las reglas formales de partida doble y el PUC colombiano. Sin embargo, gran parte de los comprobantes se generan automáticamente desde otros módulos.

13. ¿Qué pasa si mi contador ya usa otro sistema contable? Puedes exportar el Libro Diario, Balance de Prueba, Estados Financieros, Retenciones y Libro de IVA a Excel o PDF para compartirlos directamente con tu contador o su sistema externo.

14. ¿Puedo probar Nexor antes de pagar? Cada empresa nueva recibe automáticamente una licencia de prueba de 30 días al momento de crearse.

15. ¿Qué pasa si mi licencia vence? El sistema notifica automáticamente a 7 días, 3 días y al momento del vencimiento. Según la configuración, la empresa puede entrar en un período de gracia antes de que el acceso se restrinja.

16. ¿Nexor hace respaldos (backups) de mis datos? Sí. Un proceso automático diario genera un snapshot por empresa y lo almacena en un bucket privado; los backups se pueden consultar y descargar desde el panel de superadmin.

17. ¿Puedo tener empleados y clientes usando la plataforma al mismo tiempo? Sí. Los empleados con rol colaborador acceden únicamente al Portal del Empleado (/empleado) con su propia información; los usuarios administrativos (admin, manager, user) acceden al dashboard completo según su rol.

18. ¿Qué diferencia hay entre Análisis Financiero y Contabilidad? Análisis Financiero es para cargar balances externos (Excel/CSV) y analizar indicadores rápidamente, sin necesidad de partida doble. Contabilidad es el módulo transaccional real de la empresa, con comprobantes, PUC, libros oficiales y estados financieros NIIF.

19. ¿Nexor soporta múltiples monedas? El módulo de Análisis Financiero soporta 8 monedas (COP, USD, EUR, MXN, PEN, CLP, ARS, BRL). El módulo de Contabilidad transaccional está diseñado en pesos colombianos (COP) según el PUC.

20. ¿Qué pasa si cierro un período contable por error? El cierre contable es irreversible en la Fase actual — se recomienda verificar el Balance de Prueba y los Estados Financieros antes de confirmar el cierre.

21. ¿Cómo concilio mis extractos bancarios? Desde Contabilidad → Conciliación Bancaria: importas el extracto en CSV/Excel, Nexor empareja automáticamente por monto y fecha contra tus comprobantes contables, y cierras la conciliación cuando la diferencia es cero.

22. ¿Qué reportes puedo entregar directamente a mi contador o a la DIAN? Libro de Ventas con IVA por tarifa, Retenciones en la Fuente, Libro de IVA bimestral, Balance de Prueba y Estados Financieros NIIF — todos exportables a Excel o PDF.

23. ¿Nexor tiene aplicación móvil? No en la versión actual. El acceso es vía navegador web, responsive para tablets y celulares. Una app móvil nativa en React Native está en el roadmap.

24. ¿Cómo contacto soporte si tengo un problema? A través de MINA dentro de la plataforma, o directamente por correo a soporte@mindaxis.com.co. Los planes Corporate y Local cuentan con soporte prioritario y dedicado respectivamente.

25. ¿Nexor está disponible en otros idiomas además de español? Actualmente toda la plataforma está en español latinoamericano — es un diferenciador deliberado frente a ERPs traducidos de otros idiomas.

GLOSARIO

Aging (antigüedad de cartera): clasificación de facturas u órdenes pendientes según los días transcurridos desde su vencimiento (0-30, 31-60, 61-90, +90 días).

ARL: Administradora de Riesgos Laborales — aporte patronal colombiano por accidentalidad y enfermedad laboral.

Asiento contable / Comprobante contable: documento que registra un movimiento contable mediante partida doble (débitos = créditos).

ATS (Applicant Tracking System): sistema de seguimiento de candidatos en un proceso de selección, organizado en pipeline kanban.

Auto-match: emparejamiento automático de transacciones bancarias importadas contra comprobantes contables, por monto y proximidad de fecha.

Auxiliar Contable: reporte que muestra el detalle cronológico de movimientos de una sola cuenta contable.

Balance de Prueba: reporte que muestra, para cada cuenta contable, el saldo anterior, los movimientos del período (débitos/créditos) y el saldo actual.

Balance General: estado financiero que muestra Activo, Pasivo y Patrimonio en una fecha de corte específica.

BOM (Bill of Materials / Lista de Materiales): define qué insumos y en qué cantidad se necesitan para producir una unidad de un producto.

BSC (Balanced Scorecard): marco de planeación estratégica con cuatro perspectivas: financiera, clientes, procesos internos y aprendizaje.

CCF: Caja de Compensación Familiar — aporte patronal colombiano (4% del salario).

CIF (Costos Indirectos de Fabricación): costos de producción que no se pueden asociar directamente a una unidad (energía, arriendo, mantenimiento).

CIIU: Clasificación Industrial Internacional Uniforme — código que identifica la actividad económica principal de una empresa en Colombia.

Cierre Contable: proceso que bloquea un período contable y transfiere el resultado neto (utilidad o pérdida) a la cuenta de patrimonio.

Colaborador (rol): rol de usuario con acceso exclusivo al Portal del Empleado — solo su propia información laboral.

Conciliación bancaria: proceso de comparar los movimientos reportados por el banco contra los comprobantes contables registrados en el sistema.

CRM (Customer Relationship Management): gestión de contactos y oportunidades comerciales a lo largo de un pipeline de ventas.

CUFE (Código Único de Factura Electrónica): identificador único que la DIAN asigna a cada factura electrónica aprobada.

Devengado: valor que suma al salario de un empleado en un período de nómina (salario base, horas extra, bonificaciones, etc.).

DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia — entidad que regula y valida la facturación electrónica.

Estados Financieros NIIF: conjunto de reportes contables bajo Normas Internacionales de Información Financiera: Balance General, Estado de Resultados, Flujo de Efectivo y Notas.

Factus: proveedor tecnológico habilitado por la DIAN que Nexor usa para emitir facturas electrónicas válidas.

FODA (o SWOT): marco de análisis estratégico: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

IVA (Impuesto al Valor Agregado): impuesto sobre ventas y compras; en Nexor se calcula y reporta por bimestre según el calendario tributario colombiano.

Kardex: historial cronológico de movimientos de inventario de un producto (entradas, salidas, transferencias, ajustes) con saldo acumulado.

KPI (Key Performance Indicator): indicador clave de desempeño usado para medir el cumplimiento de objetivos.

Libro Diario: reporte contable que muestra todos los comprobantes contabilizados en orden cronológico dentro de un rango de fechas.

Libro Mayor: reporte contable que muestra los saldos acumulados por cuenta contable.

MINA: asistente de inteligencia artificial nativo de Nexor, powered by BizmindIA.

Multi-tenant: arquitectura donde múltiples empresas clientes comparten la misma infraestructura de software, con sus datos completamente aislados entre sí.

NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera): estándar contable internacional bajo el cual Nexor genera los estados financieros.

NIT: Número de Identificación Tributaria — identificador fiscal de una empresa en Colombia.

OKR (Objectives and Key Results): marco de planeación estratégica basado en objetivos y resultados clave medibles.

Parafiscales: aportes patronales obligatorios sobre la nómina en Colombia: SENA (2%), ICBF (3%) y Caja de Compensación (4%).

Partida doble: principio contable donde todo movimiento se registra con un débito y un crédito de igual valor.

PILA: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes — sistema de reporte de aportes a seguridad social y parafiscales en Colombia.

POS (Point of Sale / Punto de Venta): módulo para ventas rápidas en mostrador con control de caja y cobro inmediato.

Provisiones sociales: valores que la empresa debe acumular mensualmente para cubrir prestaciones sociales (vacaciones, prima, cesantías) al momento de liquidarlas.

PUC (Plan Único de Cuentas): catálogo jerárquico de cuentas contables estandarizado usado en Colombia (clase → grupo → cuenta → subcuenta).

Punto de equilibrio: volumen de ventas en el que los ingresos cubren exactamente los costos totales (fijos + variables).

Recargo (nómina): porcentaje adicional sobre el valor hora ordinaria por trabajo en horario nocturno, dominical o festivo, según el Código Sustantivo del Trabajo colombiano.

Retención en la fuente: mecanismo de recaudo anticipado del impuesto de renta, aplicado sobre ciertos pagos (servicios, compras, honorarios, arrendamientos).

RLS (Row Level Security): mecanismo de Postgres que restringe qué filas puede leer o escribir un usuario según políticas de seguridad, usado para aislar datos entre empresas.

ROE (Return on Equity): utilidad neta sobre patrimonio — indicador de rentabilidad sobre el capital propio.

ROA (Return on Assets): utilidad neta sobre el total de activos — indicador de rentabilidad sobre los activos.

SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje — aporte patronal colombiano (2% del salario), con exenciones para empresas pequeñas.

SMLMV: Salario Mínimo Legal Mensual Vigente en Colombia — referencia usada para exenciones y cálculos legales.

UGPP: Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal — entidad colombiana ante la cual se radican los reportes de aportes parafiscales y de seguridad social.

Z-Report: reporte de cierre de una sesión de caja en el POS, con total de ventas, transacciones y desglose por método de pago.

SOPORTE Y CONTACTO

• Soporte técnico: soporte@mindaxis.com.co
• Asuntos legales / compliance: legal@mindaxis.com.co
• Plataforma en producción: nexor-three.vercel.app
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Nexor — A Mindaxis product Francisco Javier Flórez Osorio — CEO & Founder, Mindaxis — Pereira, Colombia